Het lokaal bestuur: inspireren door het goede voorbeeld te geven

Ons plan

Om een kwaliteitsvolle hulp- en dienstverlening te realiseren, zijn er voldoende en gekwalificeerde medewerkers nodig. Dit realiseren we door ons te profileren als een aantrekkelijk werkgever, zowel bij werving als selectie als in het retentiebeleid. Door een strategisch VTO-beleid investeren we in permanente kennisontwikkeling.

Stand van zaken

Het lokaal bestuur als aantrekkelijke werkgever

• We werken aan een gestroomlijnd onthaalbeleid en een uitgebreid 'on boarding traject'. De coronapandemie stelde extra uitdagingen aan het onthaal en inwerken van nieuwe collega's. Vanaf september maken we een inhaalbeweging, onder meer met een uitgebreide onthaaldag.
• Ter ondersteuning van de volledige HRM-werking, wordt een geïntegreerd softwarepakket geïmplementeerd. Verschillende toepassingen zoals het loonpakket, evaluatiesysteem, vormingsregistratie, ... worden naar één pakket geconverteerd. Door technische problemen bij de softwareleverancier is dit nog niet gerealiseerd.

Werk maken van leren

• We testten een platform voor e-learning (GoodHabitz) uit. Op basis van feedback van de diensthoofden stapten we hier niet op in: de kostprijs was te hoog in vergelijking met het gebruik dat er wellicht zou van gemaakt worden.

Tijdspad en mijlpalen

• Kader telewerk - gerealiseerd 2020
• Kaderuitzendarbeid - gerealiseerd 2020
• Aanwervingskanalen optimaliseren (2021)
• Onthaalbeleid stroomlijnen en het uitwerken van een 'on boarding - trajct' (2020-2021)
• Geïntegreerd HRM-softwarepakket (2020-2021)
• Het ontwikkelen van eigen e-vorming (vanaf 2021)
• Evaluatie en herziening organogram (2021)

Wat kost het

Op dit actieplan worden de kosten geboekt m.b.t.

• werving en selectie (PE1-01-01)
• vorming (PE1-01-02)

Ons plan

De communicatie van het lokaal bestuur moet bijdragen aan alle strategische en operationele doelstellingen. In het permanent en proactief communiceren over beslissingen en realisaties, willen we de nadruk leggen op positieve taal en beelden, zodat iedereen (beleid, inwoners; medewerkers) zich betrokken voelt bij het lokaal bestuur en haar werking. Toegankelijke communicatie is hiervoor een noodzakelijke voorwaarde.

Stand van zaken

Positieve taal en beelden

• Het communicatieteam en een 20-tal collega's die regelmatig communiceren, doorlopen samen een traject naar een vernieuwde communicatiestrategie. Dit moet resulteren in een planmatiger werkwijze, organisatiebreed, en in een betere communicatieacties dankzij een betere voorbereiding (Q2 en Q3 2021)
• We bieden communicatie-opleidingen aan voor de collega's, opdat ze heldere teksten kunnen schrijven, foto's met de gsm kunnen maken en weten hoe ze creatief en positief kunnen communiceren om hun doelstellingen beter te bereiken (Q4 2021 en verder)

Helder en doelgericht communiceren

In de eerste helft van 2021 realiseerden we volgende zaken:

• Vaccinatiekrant en Infoflits over quarantaine en het vaccinatiecentrum: in heldere taal, met duidelijke illustraties, in de brievenbus van alle inwoners.
• De Nazareth-app kreeg betere vormgeving en indeling.

Volgende zaken staan op de planning voor de 2de helft van 2021:

• We passen de website aanpassen aan de indeling van de afsprakensoftware. Migratie van de website naar Drupal 9, met tegelijk een redesign om nog gebruiksvriendelijker te zijn (duidelijke zoekfunctie en overzichtelijke vormgeving).
• De Nazareth-app opnieuw promoten bij inwoners en handelaars, aansluitend bij het digitaal loket ondernemers en de nieuwe communicatiestrategie.

Communicatiefilm over Nazareth

Het concept en de prijsofferte werd in 2020 vastgelegd. De opnames waren gepland voor het najaar van 2020, maar omwille van het slechte weer uitgesteld naar 2021. Een eerste versie van de film werd ontvangen in juni, de afwerking en verspreiding volgt in de tweede helft van 2021.

Tijdspad en mijlpalen

• Film over Nazareth (2020-2021)
• Strategische communicatieplanning (2021)

Wat kost het

Er is nog 5.000 euro voorzien de film over Nazareth.

Ons plan

Via de opmaak van een participatiekader zal participatie structureel verankerd worden in de organisatie. Een bijzondere vorm van participatie is de betrokkenheid van de raadsleden: we zoeken naar werkvormen waarbij de raad een forum van echt maatschappelijk debat kan worden

Stand van zaken

Een kader voor participatie

De opmaak van een participatiereglement werd voorbereid.

• Op basis van het traject 'Versterking van de rol van de raad'  werd een kader voor participatietrajecten uitgewerkt. Dit werd besproken met de raadsleden in september 2020.
• als basis voor het reglement werd een nota werd opgemaakt 'Participatie binnen het lokaal bestuur', die reeds werd gevalideerd door het bureau van de raad en het managementteam.

In  het najaar 2021 zal dit verder worden uitgerold binnen de organisatie van het lokaal bestuur en gevalideerd in een reglement.

De rol van de raad versterken

• Er is geïnvesteerd in aangepaste software om raadsleden en inwoners efficiënter en effectiever te informeren over meerjarenplanning, zowel financieel als inhoudelijk. Dit werd voorbereid in 2020 en is operationeel vanaf 2021. Als één van de eerste twee lokale besturen van Vlaanderen maakte Nazareth gebruik van een 'begrotingsapp' om de jaarrekening bekend te maken.
• In september organiseren we opnieuw een actuaforum voor de raadsleden, waarop actuale beleidsthema's worden bediscussieerd.

Tijdspad en mijlpalen

• Ondertekening engagementsverklaring 'participatie van raadsleden' -gerealiseerd 2020
• Actuaforum - gerealiseerd 2020
• Kader voor participatie (2020-2021)
• Begrotingsapp - gerealiseerd 2021

Wat kost het

Er is 1.000 euro voorzien voor algemene participatie-initiatieven.

Ons plan

Participatie betekent ook dat er een deel van de verantwoordelijkheid bij inwoners komt te liggen. Als lokaal bestuur willen we bewust communiceren over positieve initiatieven en acties van inwoners, zodat met inspirerende voorbeelden wordt aangetoond dat we naast ‘zeggen’ ook dingen ‘doen’. Er wordt onderzocht of het organiseren van overleg op het niveau van wijken of buurten hieraan kan bijdragen.

Stand van zaken

Inspireren met positieve voorbeelden van inwoners

Als lokaal bestuur willen we bewust communiceren over positieve initiatieven en acties van inwoners, zodat met inspirerende voorbeelden wordt aangetoond dat we naast ‘zeggen’ ook dingen ‘doen’ . Voorbeelden hiervan zijn:

• Verderzetting van het in de kijker zetten van de lokale duurzame helden
• Nazareth wenst: inwoners hangen positieve wensen uit aan hun venster in de straten
• Selfiewall "Ik ben gevaccineerd" aan het vaccinatiecentrum, 5000ste prik in de kijker
• De groene boulevard: opbouwende getuigenissen van inwoners 
• Inleefweek van armoede: 20 deelnemers leven zich een week in om rond te komen met een beperkt budget
• Jongeren in de kijker op Facebook die deelnemen aan de zwerfvuilactie
• Getuigenis van een jongere over veerkracht in de infokrant van juli-augustus
• ...

Wijkoverleg

Wegens de coronapandemie staat het organiseren van wijkoverleg voorlopig 'on hold'. Dit wordt opnieuw onderzocht vanaf 2022.

Tijdspad en mijlpalen

• Communiceren via storytelling (vanaf 2020)
• Wijkoverleg in de Wijk Landuit-Schelde - pilootproject (timing afhankelijk van de coronamaatregelen).

Ons plan

Het huidig dienstverleningsmodel, dat voornamelijk aanbod-gestuurd is, is aan evaluatie en bijsturing toe. Vertrekkend vanuit een aantal basisprincipes zoals bereikbaarheid (zowel in ruimte als tijd), laagdrempeligheid, integriteit, flexibiliteit … creëren we een nieuw vraag-gestuurd dienstverleningsmodel, op maat en voor iedereen toegankelijk. Dit vraagt een evenwichtsoefening tussen de noden en behoeften van inwoners en wat voor de organisatie efficiënt en haalbaar is Het nieuwe dienstverleningsconcept zal vorm krijgen in een vernieuwd gemeentehuis.

Stand van zaken

Dienstverleningsmodel

In de eerste helft van 2021 werden volgende zaken gerealiseerd

• afsprakensoftware: gunning en implementatie. Operationeel vanaf begin juni 2021 voor wat betreft burgerzaken en omgeving.
• de loketten op het gelijkvloers van het gemeentehuis werden heringericht.
• de medewerkers van het onthaalteam  volgden een opleiding 'Klantgericht telefoneren'.
• we sloten aan bij 'Mijn Burgerprofiel' van de Vlaamse overheid
• digitale inclusie: we werkten mee aan een masterthesis ' De perceptie van Vlaamse ouderen (60+) tegenover digitale overheidsdiensten en de invloed van warm experts '. Alle ouderen werden bevraagd m.b.t. hun digitale vaardigheden. Op basis van de resultaten stelde de ouderenraad een actieplan op, dat wordt opgevolgd door een werkgroep 'e-inclusie'.

Volgende zaken staan op de planning voor de tweede helft van 2021:

• uitbreiden afsprakensoftware naar Sociaal Huis en sportsite
• evaluatie werking onthaalteam en bijsturing
• nieuw kader bereikbaarheid 'post-corona'
• 'Mijn Burgerprofiel' linken met andere toepassingen (digitaal loket, facturatieprogramma's, vrijetijdssoftware, ...)
• organisatiebreed verder werken aan een klantgerichte cultuur
• opmaak van een productencatalogus
• digitale inclusie: opstarten samenwerking met BEEGO - BEEGO schakelt slimme informatica studenten in die mensen aan huis en met geduld helpen.

Herinrichting gemeentehuis

• De procedure werd opgestart om een ontwerpbureau aan te stellen. De eerste  fase van de  selectieprocedure is achter de rug - er zijn nog 3 kandidaat inschrijvers.
• Het bestek voor de 2de fase van de selectieprocedure werd voorgelegd aan de gemeenteraad van augustus. De ontwerpen moeten binnen zijn tegen begin november, toewijzing is voorzien begin december.

Tijdspad en mijlpalen

• Dienstverleningsmodel:
  
  • kader bereikbaarheid - gerealiseerd 2020
  • start onthaalteam - gerealiseerd 2020
  • productcatalogus en kanaalstrategie (2020-2021)
  • afsprakensoftware (2020-2021)
• Site gemeentehuis
  • opmaak visienota (2021)
  • aanstellen architect (2021)
  • globaal ontwerp en eerste herinrichtingsplannen (2021)
  • uitvoering eerste herinrichtingsdossier (2022)

Wat kost het

• Het lokaal bestuur Nazareth nam de kosten voor bevraging inzake digitale inclusie op zich. Ook de kosten verbonden aan 'BEEGO' zullen op deze actie geboekt worden.
• De implementatiekosten voor de afsprakensoftware werden geboekt op het gelijkblijvend beleid (GB8-01-03)

Ons plan

Nauw samenhangend met het nieuwe dienstverleningsmodel, is de doorgedreven digitalisering van de organisatie. Digitalisering van de werking betekent dat processen efficiënter verlopen en dat er een vlottere gegevensuitwisseling is tussen de verschillende diensten. Digitalisering van de dienstverlening speelt in op de noden van de moderne burger die veel zaken reeds via digitale weg regelt (bank, vakantie, …). Digitale dienstverlening is echter slechts één van de pijlers van het nieuwe dienstverleningsmodel. Daarnaast blijven andere kanalen belangrijk, zoals de loketfunctie, het werken op afspraak, … . Om dit vorm te geven zal er een strategische visie op ICT worden uitgewerkt:

Stand van zaken

Strategische visie op ICT

In maart werd een workshop georganiseerd met diverse digitale profielen uit onze organisatie. De resultaten werden in juni met het MAT besproken.

Op basis hiervan werd een visie, strategie en actieplan opgemaakt dat werd goedgekeurd in september. De uitwerking van de acties worden opgenomen in de volgende meerjarenplanningaanpassing.

Opvolging actiepunten audit Vlaanderen i.v.m. informatieveiligheid (2020)

• Evaluatie van het serverbeheer: we onderhandelen met onze softwareleverancier over een SLA-overeenkomst.
• Het wachtwoordbeleid versterken en uitbreiden (inclusief multifactorauthentification): uitrol vanaf oktober 2021.
• De opmaak van een bedrijfscontinuïteitsplan (inclusief inrichting disaster recovery room):
  • onder begeleiding van EY werd een ontwerp bedrijfscontinuïteitsplan opgemaakt - dit wordt afgewerkt in de 2de helft van 2021
  • de aanpassing van de ruimte voor de 'disaster recovery room' in het muziekfiliaal is zo goed als af; de nodige hardware dient nog aangekocht en geïnstalleerd te worden.

Cashloze organisatie

Er was gepland om in het eerste semester van 2021 de marktconsultatie uitgevoerd te hebben met als doel een uitgestuurd bestek. Dit zal in de zomermaanden gebeuren met als doel om de implementatie van QR-codes en het versturen van e-facturen klaar te hebben tegen Q4 van 2021. De aanslagbiljetten van 2022 kunnen dan ook via deze technieken verstuurd worden met een betaallink erop.

Tijdspad en mijlpalen

• Strategische visie op ICT (2020-2021)
• Bedrijfscontinuïteitsplan en disaster recovery room (2021-2022)
• Cashloze organisatie - gerealiseerd 2020

Wat kost het

De uitgaven i.v.m. disaster recovery lokaal betreffen voornamelijk aanpassen aan de ruimte, de hardware dient nog voorzien te worden.

Ons plan

De raad keurde op 4 november 2019 het kader voor organisatiebeheersingssysteem goed. De organisatiebeheersing wordt zowel organisatie-breed als op afdelingsniveau georganiseerd. Organisatie-breed ligt de focus op de ondersteunende en managementprocessen. Op afdelingsniveau ligt het accent vooral op de kernprocessen. Bij het vastleggen van de processen gaan we uit van het zo ‘lean’ mogelijk maken van de organisatie door efficiëntie en klantvriendelijkheid.

Stand van zaken

Stand van zaken actiepunten 2021:

• opvolgings- en rapporteringstool: implementatie software Pepperflow - gerealiseerd
• managementinformatiesysteem: implementatie - in uitvoering
• optimaliseren financiële werking (onder meer visumprocedure, facturatieproces, debiteurenbeheer): in uitvoering
• contractmanagement: wacht op aangepaste softwaremodule 3P - procuctrelease aangekondigd 2de helft 2021)
• opvolging audit cyberveilige gemeente - in uitvoering
• tussentijdse zelfevaluatie en opmaak planning 2022 - 2023 (Q4): nog op te starten

Tijdspad en mijlpalen

• Opmaak planning 2020-2021
• Tussentijdse evaluatie (2022)
• Opmaak planning 2022-2023

Wat kost het

Binnen het prioritaire beleid zijn er hier in 2021 geen budgetten aan gekoppeld.

Ons plan

Jaarlijks zullen er meerdere informatie-en sensibiliseringsacties worden opgezet om de SDG’s, en de maatregelen en acties die hieruit voortvloeien, bekend te maken bij het grote publiek

Stand van zaken

Informatie en sensibilisering i.v.m. de SDG's

We ondernamen  volgende acties:

• We zetten verder in op de 10 mondiale uitdagen met o.m. een inleefweek armoede in juni
• Tijdens de zwerfvuilactie werd een Fair trade reep en sapje gegeven aan elke deelnemer
• In het vaccinatiecentrum sensibiliseerden we voor solidariteit in het Zuiden
• Regenboogzebrapaden: de regenboogvlag en dus ook het regenboogzebrapad toont dat we als gemeente open staan voor en onze steun bieden aan holebi's. Daarnaast kan het regenboogzebrapad door zijn kleurschakeringen ook aan de vredesvlag en de SDG's gelinkt worden.

Tijdspad en mijlpalen

• Deelname campagne '10 mondiale uitdagingen' (2020-2021)
• Jaarlijks een bestaand evenement 'SDG'-proof maken

Wat kost het

• Het regenboogzebrapad werd verrekend via het gelijkblijvend beleid (wegmarkeringen, actie GO1-01-01)

Ons plan

Het engagement voor de SDG’s is niet vrijblijvend. Ook hier wil het lokaal bestuur een inspirerend voorbeeld zijn en kaders uitwerken om ervoor te zorgen dat de duurzaamheidsprincipes verankerd worden in de organisatie. Zo zullen er toetsinstrumenten worden ontworpen m.b.t. duurzaam aankopen , het sociale aspect van de verschillende reglementen van het lokaal bestuur, duurzaam bouwen en renoveren, …

Stand van zaken

Duurzaam aankopen

• Vanuit team Milieu en Economie loopt er een traject rond 'lokaal aankopen', vanuit team duurzaamheid wordt er gewerkt aan duurzaam aankopen. Om te vermijden dat er een veelvoud aan kaders komt voor collega's, werken we aan één gezamenlijk aankoopbeleid.
  • Lokaal aankopen:
    • rond de jaarwisseling: enquête bij alle ondernemers i.v.m. aankopen door lokaal bestuur  - op basis hiervan werd een lijst met lokale verkopers samengesteld
    • keuze voor EFRO-traject: 'quick win - digitaal ondernemersloket' (pilootbestuur)
  • Duurzaam aankopen: door het college werden een aantal focuspunten bepaald, op basis hiervan werd door medewerkers gezocht naar een aantal voorbeelddossiers
• Verdere planning
  
  • Uitwerken dossiers (vanaf september 2021)
  • Tegen juni 2022: 1ste evaluatie - aanzet tot kader

Duurzaam bouwen en renoveren

• Een kader voor duurzaam bouwen en renoveren is in voorbereiding - toepassing is voorzien vanaf 2022.
• We stellen een actieplan op basis van de energiescans die het Vlaams Energiebedrijf uitvoerde in zorggebouwen (BKO Ter Biesten, sociaal huis, gemeentehuis)

Tijdspad en mijlpalen

• Kader 'duurzaam en lokaal aankopen' (2020-2022)
• Sociale toets m.b.t. reglementen lokaal bestuur (vanaf 2022)
• Kader 'bouwprojecten lokaal bestuur Nazareth (2021-2022)

Wat kost het

Binnen het prioritaire beleid zijn er hier in 2021 geen budgetten aan gekoppeld.