Het lokaal bestuur: inspireren door het goede voorbeeld te geven

Ons plan

Om een kwaliteitsvolle hulp- en dienstverlening te realiseren, zijn er voldoende en gekwalificeerde medewerkers nodig. Dit realiseren we door ons te profileren als een aantrekkelijk werkgever, zowel bij werving als selectie als in het retentiebeleid. Door een strategisch VTO-beleid investeren we in permanente kennisontwikkeling.

Stand van zaken

Het lokaal bestuur als aantrekkelijke werkgever

• Het nieuwe onthaalbeleid en het  uitgebreid 'on boarding traject' nadert zijn voltooiing.  In 2023 zorgen we nog voor de automatisering van een aantal processen.
• Ter ondersteuning van de volledige HRM-werking, implementeren we een geïntegreerd softwarepakket. Verschillende toepassingen zoals het loonpakket, evaluatiesysteem, vormingsregistratie, ... worden naar één pakket geconverteerd. Door technische problemen bij de softwareleverancier heeft dit project behoorlijk wat vertraging opgelopen, maar dit is nu volop in uitvoering en zou in 2023 voltooid moeten zijn

Werk maken van leren

• We maken een eigen, beperkt platform voor e-learning, voornamelijk gericht op nieuwe medewerkers.

Tijdspad en mijlpalen

• Kader telewerk - gerealiseerd 2020
• Kaderuitzendarbeid - gerealiseerd 2020
• Aanwervingskanalen optimaliseren - gerealiseerd  2020
• Onthaalbeleid stroomlijnen en het uitwerken van een 'on boarding - traject' (2020-2023)
• Geïntegreerd HRM-softwarepakket (2020-2023)
• Het ontwikkelen van eigen e-learning platform (vanaf 2021)
• Evaluatie en herziening organogram - gerealiseerd 2021

Wat kost het

Bij meerjarenplanaanpassing 2023 is het jaarlijks budget voor vorming verhoogd met 10.000 euro.

Ons plan

De communicatie van het lokaal bestuur moet bijdragen aan alle strategische en operationele doelstellingen. In het permanent en proactief communiceren over beslissingen en realisaties, willen we de nadruk leggen op positieve taal en beelden, zodat iedereen (beleid, inwoners; medewerkers) zich betrokken voelt bij het lokaal bestuur en haar werking. Toegankelijke communicatie is hiervoor een noodzakelijke voorwaarde.

Stand van zaken

• In 2022  stelden we een vernieuwde communicatiestrategie op. Dit resulteert in een planmatiger werkwijze, organisatiebreed, en in een betere communicatieacties dankzij een betere voorbereiding.
  • Beleidsbelissingen worden nu consequent gecommuniceerd via de pers, de infokrant en de digitale nieuwsbrief
  • Voor templates voor affiches en folders schakelen we een externe ontwerper in, en waken we erover dat alles conform de huisstijl gebeurt.
• We communiceren doelgroepgericht: we gaan o.m. na hoe we sociale media zoals Tiktok en Whatsapp gericht kunnen inzetten om bepaalde doelgroepen nog beter te kunnen bereiken.

Tijdspad en mijlpalen

• Film over Nazareth (2020-2021) - gerealiseerd 2021
• Strategische communicatieplanning - gerealiseerd 202

Wat kost het

• De film over Nazareth kostte 4.599 euro in 2021, voor het overige zijn er binnen het prioritair beleid geen budgetten aan deze actie gekoppeld.

Ons plan

Via de opmaak van een participatiekader zal participatie structureel verankerd worden in de organisatie. Een bijzondere vorm van participatie is de betrokkenheid van de raadsleden: we zoeken naar werkvormen waarbij de raad een forum van echt maatschappelijk debat kan worden

Stand van zaken

Een kader voor participatie

De gemeente- en OCMW-raad keurde het participatiereglement goed in zitting van maart 2022. Als lokaal bestuur blijven we inzetten om de inwoners te betrekken bij alle belangrijke beleidsbeslissingen.

De rol van de raad versterken

In september organiseren we opnieuw het jaarlijks actuaforum voor raadsleden, waarin men openlijk het debat kan aangaan over actuele thema's.

Tijdspad en mijlpalen

• Ondertekening engagementsverklaring 'participatie van raadsleden' - gerealiseerd 2020
• Actuaforum - gerealiseerd 2020, wordt jaarlijks hernomen
  
• Kader en reglement voor participatie (2020-2022)
• Begrotingsapp - gerealiseerd 2021

Wat kost het

• Er is jaarlijks 1.000 euro voorzien voor algemene participatie-initiatieven.

Ons plan

Participatie betekent ook dat er een deel van de verantwoordelijkheid bij inwoners komt te liggen. Als lokaal bestuur willen we bewust communiceren over positieve initiatieven en acties van inwoners, zodat met inspirerende voorbeelden wordt aangetoond dat we naast ‘zeggen’ ook dingen ‘doen’. Er wordt onderzocht of het organiseren van overleg op het niveau van wijken of buurten hieraan kan bijdragen.

Stand van zaken

Inspireren met positieve voorbeelden van inwoners

Als lokaal bestuur willen we bewust communiceren over positieve initiatieven en acties van inwoners, zodat met inspirerende voorbeelden wordt aangetoond dat we naast ‘zeggen’ ook dingen ‘doen’. Dit vertaalt zich in kleine acties door de verschillende teams gedurende het hele jaar.

Wijkoverleg

Deze actie zullen we opstarten samen met de buurtwerking. Nu de nieuwe maatschappelijk werker buurtzorg is aangeworven, kunnen we hiervan werk maken in 2023.

Tijdspad en mijlpalen

• Communiceren via storytelling (vanaf 2020)
• Wijkoverleg in de Wijk Landuit-Schelde - pilootproject (vanaf 2022/2023) - zie project 'Zorgzame buurten' (actieplan PD3-04)

Wat kost het

Bij meerjarenplanaanpassing 2023 zijn er er geen aparte kredieten meer voorzien voor wijkoverleg, dit nemen we op bij de buurtwerking en de organisatie van dienstverleningsantennes.

Ons plan

Het huidig dienstverleningsmodel, dat voornamelijk aanbod-gestuurd is, is aan evaluatie en bijsturing toe. Vertrekkend vanuit een aantal basisprincipes zoals bereikbaarheid (zowel in ruimte als tijd), laagdrempeligheid, integriteit, flexibiliteit … creëren we een nieuw vraag-gestuurd dienstverleningsmodel, op maat en voor iedereen toegankelijk. Dit vraagt een evenwichtsoefening tussen de noden en behoeften van inwoners en wat voor de organisatie efficiënt en haalbaar is Het nieuwe dienstverleningsconcept zal vorm krijgen in een vernieuwd gemeentehuis.

Stand van zaken

Dienstverleningsmodel

In 2023 zetten we in op volgende speerpunten:

• we  werken organisatiebreed  verder aan een klantgerichte cultuur
• Mijn Burgerprofiel:
  • enerzijds  door  integratie in onze werking: koppelen onze applicaties (incl. afspraken- en betaalmodule), implementeren van de Nazareth-versie van de 'Mijn Burgerprofiel App', het verzenden van documenten via MAGDA-documentdienst, ...
  • en anderzijds door inwoners breed te informeren over de mogelijkheden van 'Mijn Burgerprofiel'
• digitale inclusie: verder zetten van de samenwerking met BEEGO, een organisatie die  slimme informaticastudenten inschakelt om mensen aan huis en met geduld helpen. Naast individuele dienstverlening, organiseren we ook gezamenlijke informatiemomenten en vormingsmomenten. Via de projectvereniging 'Wijk-Werken Leie en Schelde' kunnen we hiervoor gebruik maken van subsidies.
• via het monitoren van data m.b.t. dienstverlening (o.m. meldingen, telefonie, digitaal loket, afspraken, ...) , kunnen we onze werking gericht bijsturen.

Herinrichting site gemeentehuis en renovatie Sociaal Huis

• In 2022 keurden we een vlekkenplan goed voor de volledige site van het gemeentehuis. Als eerste uitvoeringsdossier kiezen we voor de renovatie en de uitbreiding van het Sociaal Huis. Het aanbestedingsdossier maken we op in de eerste helft van 2023, uitvoering is voorzien vanaf september 2023.

Renovatie en uitbreiding Sociaal Huis

Tijdspad en mijlpalen

• Dienstverleningsmodel:
  
  • kader bereikbaarheid - gerealiseerd 2020
  • start onthaalteam - gerealiseerd 2020
  • productcatalogus - gerealiseerd 2021
  • afsprakensoftware - gerealiseerd 2021
  • aansluitingen en integraties  Mijn Burgerprofiel en Magda documentendienst (2021-2023)
• Site gemeentehuis
  • opmaak visienota (2021)
  • aanstellen architect (2021 - 2022)
  • globaal ontwerp en bepaling fasering (2022)
  • uitvoering eerste herinrichtingsdossier: renovatie Sociaal Huis (2023-2024)

Wat kost het

Bij meerjarenplanaanpassing 2023 is 1.300.000 euro toegewezen aan de renovatie van het Sociaal Huis

Ons plan

Nauw samenhangend met het nieuwe dienstverleningsmodel, is de doorgedreven digitalisering van de organisatie. Digitalisering van de werking betekent dat processen efficiënter verlopen en dat er een vlottere gegevensuitwisseling is tussen de verschillende diensten. Digitalisering van de dienstverlening speelt in op de noden van de moderne burger die veel zaken reeds via digitale weg regelt (bank, vakantie, …). Digitale dienstverlening is echter slechts één van de pijlers van het nieuwe dienstverleningsmodel. Daarnaast blijven andere kanalen belangrijk, zoals de loketfunctie, het werken op afspraak, … . Om dit vorm te geven zal er een strategische visie op ICT worden uitgewerkt:

Stand van zaken

Digitaal (samen) werken

In 2021 stelden we een strategische visie op ICT en een bijhorend actieplan op  'Digitaal (samen) werken.

In 2023 zetten we in op:

• informatie digitaal delen: het verhogen van kennis en competenties via gerichte Tips&Tricks-sessies m.b.t. Microsoft Teams en Outlook.
• beter digitaal communiceren: we implementeren een nieuw intranet
• digitaal informatie bewaren: we zetten een Sharepointomgeving op om onze documenten efficiënter en effectiever te bewaren.

Informatieveiligheid

In 2023 moeten we onze serverstructuur volledig vernieuwen. We maken de oefening of we de servers ter plaatse houden ('on premise') of dat we kiezen voor een datacenter ('cloud').

Papierloze en cashloze organisatie

We vervangen onze verouderde belastingsoftware, zodat we onder meer kunnen overschakelen naar digitale aanslagbiljetten.

Tijdspad en mijlpalen

• Strategische visie op ICT - gerealiseerd 2021
• Bedrijfscontinuïteitsplan en disaster recovery room (2021-2022)
• Cashloze organisatie - gerealiseerd 2020
• Digitale facturatie - gerealiseerd 2022

Wat kost het

Bij meerjarenplanaanpassing 2023 is voorzien:

• 17.000 euro  voor de implementatie van diverse softwarepakketten. De aankoop van de belastingssoftware is gebudgetteerd binnen het gelijkblijvend beleid.
• 127.500 euro voor de vernieuwing van de serverinfrastructuur.

Ons plan

De raad keurde op 4 november 2019 het kader voor organisatiebeheersingssysteem goed. De organisatiebeheersing wordt zowel organisatie-breed als op afdelingsniveau georganiseerd. Organisatie-breed ligt de focus op de ondersteunende en managementprocessen. Op afdelingsniveau ligt het accent vooral op de kernprocessen. Bij het vastleggen van de processen gaan we uit van het zo ‘lean’ mogelijk maken van de organisatie door efficiëntie en klantvriendelijkheid.

Stand van zaken

Actiepunten 2023

• Managementinformatiesysteem-  implementatie: indicatoren welzijn (via Sierra 2.0), indicatoren vrije tijd (via Recreatex)
  
• Optimaliseren financiële werking (onder meer visumprocedure, facturatieproces, debiteurenbeheer): in uitvoering
• Contractmanagement (via Sharepoint): afwerking en organisatiebreed uitrollen (via Sharepoint)
• Opmaak documentsysteem organisatiebeheersing: in uitvoering
  
• Facility: opmaak van een lange termijn duurzaam investeringsprogramma: implementatie aangepaste software-tool
  

Tijdspad en mijlpalen

• Opmaak planning 2020-2021
• Tussentijdse evaluatie (2022)
• Opmaak planning 2023-2024

Wat kost het

Binnen het prioritaire beleid zijn er hier in 2023 geen budgetten aan gekoppeld.

Ons plan

Jaarlijks zullen er meerdere informatie-en sensibiliseringsacties worden opgezet om de SDG’s, en de maatregelen en acties die hieruit voortvloeien, bekend te maken bij het grote publiek

Stand van zaken

Informatie en sensibilisering i.v.m. de SDG's

• Jaarlijks kiezen we een SDG waarrond organisatiebreed sensibiliseren (onderwerp voor 2023 is nog te bepalen)
  
• We onderzoeken de mogelijkheid van een SDG-traject i.s.m. met de scholen

Tijdspad en mijlpalen

• Deelname campagne '10 mondiale uitdagingen' (2020-2022) - gerealiseerd
• Actie: (W)arm Nazareth - gerealiseerd 2021
• Regenboogzebrapaden - gerealiseerd 2021
• Actie: Vrouwen aan zet - gerealiseerd 2022
• Jaarlijks een bestaand evenement 'SDG'-proof maken

Wat kost het

Jaarlijks is er een bedrag van 1.550 euro voorzien voor diverse sensibiliseringsacties.

Ons plan

Het engagement voor de SDG’s is niet vrijblijvend. Ook hier wil het lokaal bestuur een inspirerend voorbeeld zijn en kaders uitwerken om ervoor te zorgen dat de duurzaamheidsprincipes verankerd worden in de organisatie. Zo zullen er toetsinstrumenten worden ontworpen m.b.t. duurzaam aankopen , het sociale aspect van de verschillende reglementen van het lokaal bestuur, duurzaam bouwen en renoveren, …

Stand van zaken

• Duurzaam aankopen: vanuit team Milieu en Economie loopt er een traject rond 'lokaal aankopen', vanuit team duurzaamheid wordt er gewerkt aan duurzaam aankopen. Samen werken we aan een gezamenlijk kader.
  • In 2022 tekenden we in op het platform 'Regioleverancier', dit zetten we verder in 2023. Dit moet het leveranciers gemakkelijk maken om zich aan te melden voor overheidsopdrachten.
  • In 2023 kiezen we opnieuw een aantal voorbeelddossiers en impactdossiers.
• Duurzaam bouwen en renoveren: we werken aan een duurzaam, efficiënt en effectief gebouwenbeheer.
  • Per gebouw van het lokaal bestuur maken we een 'profielfoto' op: staat van het gebouw, energieprestatie-indicatoren, onderhoudsplan, ...) .
  • Eind 2022 kochten we hiervoor een aangepaste softwaretool aan, implementatie volgt vanaf 2023.

Tijdspad en mijlpalen

• Kader 'duurzaam en lokaal aankopen' (2020-2023)
• Sociale toets m.b.t. reglementen lokaal bestuur (vanaf 2023)
• Kader 'bouwprojecten lokaal bestuur Nazareth (2021-2025).

Wat kost het

Binnen het prioritaire beleid zijn er hier in 2023 geen budgetten aan gekoppeld.