In dit document geven we je een niet-limitatief overzicht van de potentiële risico’s met een financiële impact op het bestuur. Deze toelichting kadert in artikel 177, 259 en 261 van het decreet lokaal bestuur en 3.5 van de omzendbrief KB/ABB/2019/4.
Het team Financiën heeft de ambitie om alle onderstaande risico’s met financiële impact structureel op te volgen en te remediëren waar nodig. Op basis van structurele rapportering aan het managementteam, het college en de raad zal een structurele en transparante informatiestroom ontstaan waarop beslissingen kunnen genomen worden.
Ontvangsten
Ontvangsten uit de aanvullende personenbelasting
De ontvangsten uit de aanvullende personenbelasting zijn voor Nazareth, net voor alle andere gemeenten, een belangrijke ontvangstenbron. In 2022 bedraagt de herraming bijna 4,7 miljoen euro, d.i. 22,1% van onze exploitatieontvangsten. In 2023 kent deze ontvangst een grote stijging, er wordt geraamd dat we dan bijna 6 miljoen euro zouden ontvangen. Dit heeft enerzijds te maken met de inflatie maar voornamelijk ook door het uitbetalen van 14 maanden in plaats van 12 maanden. Op basis van de voorspellingen van de FOD Financiën ontvangen we 5,5 miljoen euro in 2024 en 5,8 miljoen euro in 2025. We behouden ons tarief de volgende jaren op 6,9%. We hebben, gezien het percentage op onze exploitatieontvangsten, een correcte afhankelijkheidsgraad. Echter, een daling van deze ontvangsten, door het verkeerd inschatten van de groeimarges, zou een belangrijke impact hebben op de financiële evenwichten van dit meerjarenplan.
Maatregelen van de hogere overheden hebben een impact op onze ontvangsten. Het mogelijks afschaffen van de belastingschaal van 30% of eerdere maatregelen zoals de tax-shift zorgen voor lagere inkomsten voor de gemeente. Het is moeilijk te berekenen wat de netto-impact voor onze gemeente zou zijn mocht de tax-shift niet hebben plaatsgevonden.
Beheersmaatregel:
- het maandelijks (vooruitgang van de inkohiering) en jaarlijks (evolutie van de opbrengsten) opvolgen van deze ontvangst zal ons tijdig zicht geven op de evolutie op zowel korte als lange termijn.
Ontvangsten uit de opcentiemen op de onroerende voorheffing
Deze ontvangsten zijn voor 2022 geraamd op 4,86 miljoen euro, d.i. 23% van de totale exploitatieontvangsten. We behouden het tarief voor de volgende jaren op 787 opcentiemen. De kadastrale inkomens, de basis voor de belastingaanslag, zijn een zeer stabiel gegeven waardoor we deze ontvangsten vrij stabiel kunnen noemen. We houden in het Meerjarenplan rekening met een hogere groei van deze ontvangsten door de uitbreiding van de bedrijvenzone ‘de Prijkels’. De raming voor 2023 bedraagt 5,4 miljoen euro. De sterke inflatie heeft ook een belangrijke impact op deze belasting gezien de kadastrale inkomens hoger geïndexeerd zullen worden.
De belasting kan negatief beïnvloed worden door vrijstellingsmaatregelen van de Vlaamse overheid (vb. voor energiezuinige maatregelen, renovatie van verwaarloosde woningen,…).
Beheersmaatregel:
- opvolgen van de evolutie van de jaarlijkse opbrengsten om positieve of negatieve tendensen te ontdekken.
Ontvangsten uit andere (eigen) belastingen
De tarieven en regels van onze eigen belastingen zijn grotendeels niet gewijzigd waardoor we de ontvangsten correct kunnen inschatten. De belastingen worden doorheen het belastingjaar ingekohierd. De opvolging van de te ontvangen belastingen is intensief maar loont.
Belastingreglementen moeten door de toezichthoudende overheid worden goedgekeurd. Gezien het gelijk houden van deze reglementen en ze in sé enkel te hernieuwen, verwachten we geen toezichtsmaatregelen.
Doorheen het jaar trachten we een zo correct mogelijke belastingaanslag te vestigen zodat we het aantal bezwaarprocedures kunnen beperken. Het aantal in te willigen bezwaardossiers is onder controle waardoor de geraamde en ingekohierde ontvangsten nauw aansluiten bij de gerealiseerde ontvangsten. We merken wel dat er meer bezwaren worden ingediend waardoor hier meer tijd aan besteed moet worden.
Beheersmaatregelen:
- Steeds de meest actuele informatie verzamelen om zo correct en volledig als mogelijk in te kohieren.
- Bij de (tussentijdse) vernieuwingen van de reglementen wordt rekening gehouden met informatie die volgt uit bezwaren en betwistingen uit het verleden.
Toepassing van retributiereglementen
Het lokaal bestuur Nazareth probeert de retributiereglementen zo helder als mogelijk op te stellen. Daar waar mogelijk en of nodig worden de tarieven, na delegatie door de gemeenteraad, vastgesteld door het uitvoerende orgaan.
De reglementen dienen vanzelfsprekend correct toegepast te worden door alle medewerkers. Een correcte kennis van deze reglementen is belangrijk.
Beheersmaatregelen
- Duidelijk overzicht behouden van alle retributiereglementen en de manier waarop deze toegepast worden.
- Een zo efficiënt mogelijke betaalcyclus met, indien mogelijk, een onmiddellijke elektronische betaling.
Opvolgen inkomende subsidies
Het is belangrijk dat het recht op subsidies goed opgevolgd wordt zodat het bestuur haar eventuele trekkingsrechten niet verliest. De volgende jaren wensen we dit goed op te volgen zodat alle subsidies waarop het bestuur recht heeft ook effectief geïnd worden. Dit zijn middelen die onmiddellijk ten bate zijn van de gemeenschap.
Beheersmaatregelen
- Afspraken maken rond het beheren en registreren van inkomende subsidies en de eraan verbonden uitgaven.
- Per subsidie een subsidieverantwoordelijke aanduiden die alles opvolgt.
Beleid rond structureel onvermogende debiteuren
De debiteurenopvolging gebeurt stipt en periodiek waardoor de openstaande vorderingen onder controle zijn. Er wordt een uitgebreid traject afgelegd vooraleer we overgaan tot gerechtelijke invordering. Vanwege de eigenheid zijn de vorderingen van de cliënten sociale dienst moeilijker te vorderen. We moeten hieraan de nodige aandacht blijven besteden.
Beheersmaatregelen
- Hernieuwen en evalueren van procedures rond debiteurenbeheer.
- Tijdig en periodiek uitsturen van facturen.
- Gebruik maken van moderne betaaltechnieken voor een directe afwikkeling van de transactie.
Kader uitwerken voor een actieve invorderingspolitiek in sociale dossiers om verjaring van vorderingen te vermijden.
Uitgaven
De uitgaven zijn onder controle maar we merken dat de exploitatieuitgaven elk jaar te hoog geraamd worden. Dit zorgt voor een niet volledige realisatie en een hypothekering van middelen. Immers, de middelen die (onterecht) ingeschreven worden als exploitatieuitgaven kunnen niet gebruikt worden om investeringen te financieren. Dit heeft tot gevolg dat we op te nemen leningen inschrijven in ons meerjarenplan terwijl dit, mits een correctere inschatting van exploitatieuitgaven, zou kunnen voor lagere bedragen. De werkingskosten (groep 60/61) in de exploitatieuitgaven staat onder hoge druk van de inflatie. Heel veel zaken die het lokaal bestuur afneemt worden gevoelig duurder. Met uitzondering van enkele specifieke budgetlijnen en contracten hebben we deze groep aan budgetten niet lineair verhoogd. We gaan ervan uit dat de jaarlijkse marge die we hadden op deze budgetten, voldoende moet zijn om de verschillende prijsstijgingen op te vangen. We zullen dit evalueren in de loop van 2023.
Pensioenbijdrage statutaire ambtenaren en responsabiliserings-bijdrage
Een responsabiliseringsbijdrage is verschuldigd door de provinciale en lokale besturen waarvan de pensioenlast, voor hun gewezen vastbenoemde personeelsleden en/of hun rechthebbenden meer bedraagt dan de wettelijke basispensioenbijdragen die zij voor datzelfde jaar betaalt. Het verschil tussen beide (=deficit) wordt vermenigvuldigd met de responsabiliseringscoëfficiënt en het resultaat vormt het bedrag van de bruto responsabiliseringsbijdrage. De responsabiliseringscoëfficiënt is een (tijdelijke) korting die deficitaire besturen genieten op hun deficit. De responsabiliseringsbijdrage zorgt er met andere woorden voor dat de ene gemeente niet moet opdraaien voor de opgebouwde pensioenlast van de andere.
We houden in het Meerjarenplan rekening met de ontvangen simulaties betreffende de responsabiliseringsbijdrage. De bijdrage wordt voor 2022 herraamd op 60.104 euro, in 2025 bedraagt dit al 194.385 euro. Deze extra uitgave zullen we financieren met enerzijds eigen middelen uit ons Pensioenfonds en anderzijds met middelen van de Vlaamse Overheid. De tussenkomst in de responsabiliseringsbijdrage werd ingeschreven in het Vlaamse regeerakkoord. We werken ook verder aan een derde pensioenpijler voor onze contractuele personeelsleden door de percentages aan bijdragen die we storten structureel te verhogen. Door deze maatregel te implementeren komt er een korting op de responsabiliseringsbijdrage.
Beheersmaatregel:
- Het blijven opvragen van simulaties met betrekking tot de responsabiliseringsbijdrage en de evolutie hiervan nauwgezet opvolgen.
- Kennis verwerven met betrekking tot de tussenkomst van de Vlaamse Overheid inzake de responsabiliseringsbijdrage.
Betwistingen en rechtszaken
Inwoners en bedrijven vinden steeds vaker de weg naar juridische procedures om hun gelijk te halen in een dispuut waarin de lokale overheden betrokken zijn. Denken we maar aan geschillen met betrekking tot fiscaliteit, omgevingsvergunningen, overheidsopdrachten, de aansprakelijkheid als wegbeheerder, de rol als organisator van lokale evenementen enzovoort. Het is aangewezen om deze geschillen centraal op te volgen, en de mogelijke (negatieve) financiële impact tijdig en ernstig in te schatten. Indien nodig kan het gemeentebestuur financiële reserves aanleggen als er onzekerheid is wat betreft de goede afloop van een hangend geschil van een belangrijke omvang.
De hangende juridische geschillen zijn eerder beperkt en kaderen in dossiervorming van burgerzaken en omgevingsvergunningen. Het lokaal bestuur tracht zich zo goed als mogelijk in te dekken en vraagt steeds juridisch advies mocht er een juridisch geschil dreigen te ontstaan.
Beheersmaatregel:
- Goed opvolgen van de lopende juridische geschillen
- Reserves aanleggen voor geschillen met een groot risico
- Onderzoek naar voldoende dekking voor onze aansprakelijkheid in de verschillende verzekeringspolissen.
Financiële linken met verbonden besturen
De belangrijkste werkingssubsidies betalen we aan de Politiezone, de Hulpverleningszone en de Zorgband. De impact van het lokaal bestuur op deze begrotingen is laag. Via overleg tracht het lokaal bestuur wel te wegen op de te betalen dotaties. De uitgaven van deze besturen bestaan voornamelijk uit bezoldigingen en sociale lasten. De samendrukbare uitgaven zijn dus eerder aan de lage kant.
Een overzicht van de verbonden besturen vindt u in de documentatie. Er zijn momenteel geen verrassingen wat financiële tussenkomsten betreft bij deze besturen. Duidelijke afspraken moeten wel gemaakt worden met alle besturen zodat het lokaal bestuur wel impact heeft op haar tussenkomsten en niet louter dient als financierder. Daarom zijn zowel met de Politiezone, de Hulpverleningszone als de Zorgband afspraken gemaakt om de doorheen de jaren opgespaarde reserve terug te laten keren naar de gemeenten. Op die manier vragen we aan onze partners om minutieus te budgetteren en enkel de gelden op te vragen die nodig zijn voor hun werking. Door middel van overleg sturen we bij waar nodig en kunnen onze satellieten ook steeds kort op de bal spelen bij opportuniteiten.
Ook aan de besturen van de erediensten vragen we een zo correct mogelijke financiële planning zodat we de middelen daar waar nodig optimaal kunnen inzetten.
Beheersmaatregel:
- Via professioneel overleg een goede en open communicatielijn opzetten met externe verbonden besturen zodat er geen financiële verrassingen komen.
Financiering
Schuldenlast beheren en onder controle houden
Het schuldsaldo op 31/12/2022 van het lokaal bestuur bedraagt 8,8 miljoen euro. Dit is 733 euro per inwoner van de gemeente. Tegenover deze schuld staat een actieve investeringspolitiek. De autofinancieringsmarge is meer dan voldoende om de netto-periodieke aflossingen van de schuld te dragen. Budgettair is er op 31/12/2022 een autofinancieringsmarge van 522.000 euro. De actieve leningen zijn quasi allen gefinancierd met vaste rentevoeten. Dit betekent dat het lokaal bestuur niet kan en heeft genoten van de dalende rentevoet. De lening die we afgesloten hebben in 2021 is aan een uitzonderlijk laag tarief. Een herfinanciering van de bestaande kredieten is niet opportuun gezien de hoge te betalen herfinancieringskosten aan de financiële instellingen. Door de vaste rentevoet is er geen renterisico.
Voor de investeringen in deze legislatuur (inclusief die van het Autonoom Gemeentebedrijf en de investeringssubsidies aan onze partners) zullen we voor 10,9 miljoen euro financieren met leningen. Er wordt gezocht naar een zo goedkoop mogelijke kost voor de op te nemen leningen. In het Meerjarenplan zijn de aflossingen van de nieuwe leningen berekend op vijftien jaar aan een rente van 4,00%. Deze relatief korte terugbetalingstermijn is positief voor de intrestlast op de kredieten maar vraagt wel meer van onze autofinancieringsmarge. De rentevoet hebben we gevoelig doen stijgen gezien de huidige marktomstandigheden.
Uit berekening blijkt dat het schuldsaldo op het einde van het meerjarenplan, m.n. 31/12/2025, 15,3 miljoen euro zal bedragen (excl. de leasing van de openbare verlichting). Dit is in de veronderstelling dat alle investeringen volledig gerealiseerd zullen zijn en dat er geen overschotten zijn uit de verschillende jaarrekeningen. Ook op het einde van het meerjarenplan blijft de autofinancieringsmarge onder controle, we sluiten af met een AFM van bijna 235.000 euro. In dit schuldsaldo en voor de berekening van de schuldratio's houden we zowel rekening met de financiële schulden (bij banken) als de gespreide betaling (periode van 10 jaar) van de recreatiegronden. Het bedrag dat we moeten lenen is gevoelig gedaald gezien een aantal belangrijke projecten in de Gemeente en het Autonoom Gemeentebedrijf werden uitgesteld. De stijgende exploitatieuitgaven voor personeel en energie zetten de autofinancieringsmarge onder druk. Om ervoor te zorgen dat we alle financiële evenwichten konden respecteren werd het investeringsprogramma grondig geëvalueerd.
De netto-schuldratio bedraagt in 2022 0,60 en in 2025 bedraagt deze 0,73.
Beheersmaatregel:
- Oog hebben voor actieve schuldfinanciering en diversificatie van de kredietportefeuille.
- Bij de opmaak van het MJP een goede inschatting maken van de op te nemen leningen en de eraan verbonden aflossingen en intresten.
De algemene schuldenlast onder controle houden door het bepalen van ratio’s en het bewaken van de autofinancieringsmarge.
Organisatiebeheersing
Fraude in betalingsverkeer
Besturen worden geconfronteerd met creatieve oplossingen met het oog op het uitvoeren van financiële transacties zodat deze terechtkomen bij een malafide begunstigde. In deze optiek zijn er beheersmaatregelen in het kader van het betalingsverkeer en het verwerken van inkomende facturen. De medewerkers zijn gevraagd voorzichtigheid te bieden in wijzigende gegevens van onze leveranciers.
Ook CFO-fraude (mailverkeer van algemeen of financieel directeur aan medewerkers om betalingen uit te voeren) is in opmars. Ook hier zijn de communicatielijnen in onze organisatie uiterst kort dat we deze frauduleuze praktijken steeds hebben kunnen opvangen.
Beheersmaatregel:
- Duidelijke afspraken maken wie wat mag wijzigen van betaalgegevens en welke informatie op welke manier opgevraagd moet worden bij onze begunstigden.
Projectplanning in functie van beschikbare budgetten en liquide middelen
Een oud zeer in heel veel gemeentebesturen is de lage graad van de realisatie van het vooropgestelde investeringsprogramma. Uitvoeringsgraden lager dan 60% zijn geen uitzondering. Dit zorgt voor heel veel problemen, niet alleen inzake optimale projectplanning, maar eveneens kan dit leiden tot onrealistische budgettering en vooral inefficiënte financiering.
De BBC wil hiervan uitdrukkelijk afstappen en beoogt de financiering te sturen vanuit liquiditeitsnoden en niet langer vanuit de budgetten. Maar ook dit vereist binnen de besturen een degelijk projectmanagement, wat niet alleen een duidelijke en tijdsgebonden planning inhoudt, maar al evenzeer een realistisch en haalbaar investeringsprogramma. Nog te vaak worden vanuit politiek oogpunt projecten en investeringen in een bepaald jaar ingeschreven, terwijl vooraf goed geweten is dat deze niet haalbaar zijn. Hoeveel een stad/gemeente op jaarbasis kan investeren is immers zowel financieel als operationeel gelimiteerd.
Dergelijke wijze van budgettering belast de administratie onnodig. Enerzijds de uitvoerende diensten, die de druk en stress ervaren om het onhaalbare toch mogelijk te maken. Anderzijds de financiële dienst, die zijn thesaurieplanning en het aangaan van nieuwe leningen niet kan stoelen op betrouwbare cijfers en assumpties.
Beheersmaatregel:
- Monitoringtool ontwikkelen om te komen tot realistische projectplanning.
- Projectfiches gebruiken en laten valideren voor projecten met een belangrijke financiële impact.
- Periodieke rapportering over de vooruitgang van projecten en budgetten.