Het lokaal bestuur: inspireren door het goede voorbeeld te geven

Ons plan

Om een kwaliteitsvolle hulp- en dienstverlening te realiseren, zijn er voldoende en gekwalificeerde medewerkers nodig. Dit realiseren we door ons te profileren als een aantrekkelijk werkgever, zowel bij werving als selectie als in het retentiebeleid. Door een strategisch VTO-beleid investeren we in permanente kennisontwikkeling.

Stand van zaken

Het lokaal bestuur als aantrekkelijke werkgever

• Het nieuwe onthaalbeleid en het  uitgebreid 'on boarding traject' nadert zijn voltooiing.  In 2023 zorgen we nog voor de automatisering van een aantal processen.
• Ter ondersteuning van de volledige HRM-werking, implementeren we een geïntegreerd softwarepakket. Verschillende toepassingen zoals het loonpakket, evaluatiesysteem, vormingsregistratie, ... worden naar één pakket geconverteerd. Door technische problemen bij de softwareleverancier heeft dit project behoorlijk wat vertraging opgelopen.

Stand van zaken halfweg 2023

• In de eerste helft van 2023 konden we de structuur en data op orde zetten binnen het softwarepakket: graden, functies, overeenkomsten, organogram, ... . Na het koppelen van de juiste competenties aan medewerkers, kunnen we de tool volop inzetten voor het systematisch opvolgen van functioneringsgesprekken, opleidingen, ... .
• In een steeds krapper wordende arbeidsmarkt hebben we aandacht voor de 'candidate journey': de beleving van kandidaten van onze wervings- en selectieprocedures. Concreet ondernemen we volgende acties:
  • We maken de termijn voor selectieprocedures zo kort als mogelijk, binnen de grenzen van wat wettelijk mogelijk is op basis van de  rechtspositieregeling.
  • We onderhouden vlot en nauw contact met kandidaten en geven tijdige en correcte feedback.
  • We maakten rekruteringsfilmpjes voor vaak terugkerende functies zoals kinderbegeleider BKO en administratieve functies. In  het najaar breiden we dit nog verder uit, met onder meer getuigenissen van medewerkers op de vacaturepagina.

Werk maken van leren

Stand van zaken halfweg 2023

• We maakten een eigen, beperkt platform voor e-learning, voornamelijk gericht op nieuwe medewerkers. We implementeren dit vanaf het najaar van 2023.
• We voerden een bevraging uit bij medewerkers m.b.t. hun vormingsnoden, in het najaar gaan we met de resultaten aan de slag.

Tijdspad en mijlpalen MJP 2020-2025

• Kader telewerk - gerealiseerd 2020
• Kaderuitzendarbeid - gerealiseerd 2020
• Aanwervingskanalen optimaliseren - gerealiseerd  2020
• Onthaalbeleid stroomlijnen en het uitwerken van een 'on boarding - traject' (2020-2023)
• Geïntegreerd HRM-softwarepakket (2020-2023)
• Het ontwikkelen van eigen e-learning platform (vanaf 2021)
• Evaluatie en herziening organogram - gerealiseerd 2021

Wat kost het

Bij meerjarenplanaanpassing 2023 is het jaarlijks budget voor vorming verhoogd met 10.000 euro.

Ons plan

De communicatie van het lokaal bestuur moet bijdragen aan alle strategische en operationele doelstellingen. In het permanent en proactief communiceren over beslissingen en realisaties, willen we de nadruk leggen op positieve taal en beelden, zodat iedereen (beleid, inwoners; medewerkers) zich betrokken voelt bij het lokaal bestuur en haar werking. Toegankelijke communicatie is hiervoor een noodzakelijke voorwaarde.

Stand van zaken

• In 2022  stelden we een vernieuwde communicatiestrategie op. Dit resulteert in een planmatiger werkwijze, organisatiebreed, en in een betere communicatieacties dankzij een betere voorbereiding. In de eerste helft van 2023 realiseerden we volgende zaken:
  • De vernieuwde huisstijl is klaar en wordt toegepast op affiches, flyers, uitnodigingen. De flyers van het sociaal huis zijn nu duidelijk geschreven en modern vormgegeven.
  • De infokrant bevat nu de vaste rubriek “Nazareth in beeld”.
  • Het communicatieteam gaf interne opleidingen over heldere taal en fotografie, ook aan de technische teams.
  • Op aanvraag inspireren we collega’s van andere besturen met uitleg over onze communicatiestrategie en workflow.

• We communiceren doelgroepgericht. In de eerste helft van 2023 realiseerden we volgende zaken:
  • De navigatiestructuur van de website is geoptimaliseerd.
  • TikTok hebben we verlaten om veiligheidsredenen.
  • De Nazareth-app is op 26 juni 2023 omgevormd naar de lokale versie van MijnBurgerprofiel-app.
  • De collega’s vinden op het intranet veel informatie om helder te communiceren en onze communicatiekanalen optimaal te gebruiken.
  • De vacaturetekst voor BKO-begeleiders is herschreven in toegankelijke en concrete taal. 

Tijdspad en mijlpalen MJP 2020-2025

• Film over Nazareth (2020-2021) - gerealiseerd 2021
• Strategische communicatieplanning - gerealiseerd 2022

Wat kost het

• De film over Nazareth kostte 4.599 euro in 2021, voor het overige zijn er binnen het prioritair beleid geen budgetten aan deze actie gekoppeld.

Ons plan

Via de opmaak van een participatiekader zal participatie structureel verankerd worden in de organisatie. Een bijzondere vorm van participatie is de betrokkenheid van de raadsleden: we zoeken naar werkvormen waarbij de raad een forum van echt maatschappelijk debat kan worden

Stand van zaken

Een kader voor participatie

De rol van de raad versterken

Tijdspad en mijlpalen MJP 2020-2025

• Ondertekening engagementsverklaring 'participatie van raadsleden' - gerealiseerd 2020
• Actuaforum - gerealiseerd 2020, wordt jaarlijks hernomen
  
• Kader en reglement voor participatie (2020-2022)
• Begrotingsapp - gerealiseerd 2021

Wat kost het

• Er is jaarlijks 1.000 euro voorzien voor algemene participatie-initiatieven.

Ons plan

Participatie betekent ook dat er een deel van de verantwoordelijkheid bij inwoners komt te liggen. Als lokaal bestuur willen we bewust communiceren over positieve initiatieven en acties van inwoners, zodat met inspirerende voorbeelden wordt aangetoond dat we naast ‘zeggen’ ook dingen ‘doen’. Er wordt onderzocht of het organiseren van overleg op het niveau van wijken of buurten hieraan kan bijdragen.

Stand van zaken

Inspireren met positieve voorbeelden van inwoners

Als lokaal bestuur willen we bewust communiceren over positieve initiatieven en acties van inwoners, zodat met inspirerende voorbeelden wordt aangetoond dat we naast ‘zeggen’ ook dingen ‘doen’. Dit vertaalt zich in kleine acties door de verschillende teams gedurende het hele jaar.

Wijkoverleg

Deze actie zullen we opstarten samen met de buurtwerking, eenmaal er een voltijdse maatschappelijk werker buurtzorg is aangeworven.

Tijdspad en mijlpalen MJP 2020-2025

• Communiceren via storytelling (vanaf 2020)
• Wijkoverleg in de Wijk Landuit-Schelde - pilootproject (vanaf 2022/2023) - zie project 'Zorgzame buurten' (actieplan PD3-04)

Wat kost het

Bij meerjarenplanaanpassing 2023 zijn er er geen aparte kredieten meer voorzien voor wijkoverleg, dit nemen we op bij de buurtwerking en de organisatie van dienstverleningsantennes.

Ons plan

Het huidig dienstverleningsmodel, dat voornamelijk aanbod-gestuurd is, is aan evaluatie en bijsturing toe. Vertrekkend vanuit een aantal basisprincipes zoals bereikbaarheid (zowel in ruimte als tijd), laagdrempeligheid, integriteit, flexibiliteit … creëren we een nieuw vraag-gestuurd dienstverleningsmodel, op maat en voor iedereen toegankelijk. Dit vraagt een evenwichtsoefening tussen de noden en behoeften van inwoners en wat voor de organisatie efficiënt en haalbaar is Het nieuwe dienstverleningsconcept zal vorm krijgen in een vernieuwd gemeentehuis.

Stand van zaken

Dienstverleningsmodel

Stand van zaken halfweg 2023:

• Mijn Burgerprofiel:
  •  Het koppelen met onze applicaties (incl. afspraken- en betaalmodule) staat on  hold wegens een mogelijke fusie met De Pinte.
  • We implementeerden de Nazareth-versie van de 'Mijn Burgerprofiel App': de app ging online in juni 2023.
  • Het verzenden van documenten via MAGDA-documentdienst, waarbij documenten ook digitaal kunnen verstuurd worden,  voorzien we bij de overschakeling naar een nieuwe versie van ons digitaal postregistratiesysteem. Vermoedelijk wordt dit 2024.
  •  We informeren inwoners over de mogelijkheden van 'Mijn Burgerprofiel', onder meer via opleidingen in het kader van digitale inclusie.
• Digitale inclusie: we zetten de samenwerking met BEEGO verder, een organisatie die  slimme informaticastudenten inschakelt om mensen aan huis en met geduld helpen. Naast individuele dienstverlening, organiseren we ook gezamenlijke informatiemomenten en vormingsmomenten. Via de projectvereniging 'Wijk-Werken Leie en Schelde' krijgen we hiervoor subsidies.
• Via het monitoren van data m.b.t. dienstverlening (o.m. meldingen, telefonie, digitaal loket, afspraken, ...) , kunnen we onze werking gericht bijsturen.
  
  • We onderzochten de mogelijkheid van een automatische koppeling met de afsprakensoftware, uiteindelijk bleek dit om technische redenen niet haalbaar.

In de tweede helft van 2023 starten we met een werf 'dienstverleningsmodel' in het kader van de mogelijke fusie met De Pinte.

Herinrichting site gemeentehuis en renovatie Sociaal Huis

In 2022 keurden we een vlekkenplan goed voor de volledige site van het gemeentehuis. Als eerste uitvoeringsdossier kiezen we voor de renovatie en de uitbreiding van het Sociaal Huis.

Stand van zaken halfweg 2023:

• De opmaak van het aanbestedingsdossier liep vertraging op en kon pas in augustus aan de raad worden voorgelegd.  Tegen het eind van het jaar stellen we een aannemer aan.
• De aanvang van de werken, oorspronkelijk gepland in september 2023, kunnen  pas ten vroegste begin 2024 starten.

Renovatie en uitbreiding Sociaal Huis

Tijdspad en mijlpalen MJP 2020-2025

• Dienstverleningsmodel:
  
  • kader bereikbaarheid - gerealiseerd 2020
  • start onthaalteam - gerealiseerd 2020
  • productcatalogus - gerealiseerd 2021
  • afsprakensoftware - gerealiseerd 2021
  • aansluitingen en integraties  Mijn Burgerprofiel en Magda documentendienst (2021-2023)
• Site gemeentehuis
  • opmaak visienota - gerealiseerd 2021
  • aanstellen architect - gerealiseerd 2022
  • globaal ontwerp en bepaling fasering -gerealiseerd 2022
  • uitvoering eerste herinrichtingsdossier: renovatie Sociaal Huis (2023-2024)
• Renovatie Sociaal Huis
  • opmaak ontwerp (2022-2023)
  • aanstellen aannemer (2023)
  • uitvoering (2024)

Wat kost het

Bij meerjarenplanaanpassing 2023 is 1.300.000 euro toegewezen aan de renovatie van het Sociaal Huis.

De raming van de werken is hoger dan voorzien, bij volgende meerjarenplanaanpassing zullen er bijkomende kredieten worden gevraagd.

Ons plan

Nauw samenhangend met het nieuwe dienstverleningsmodel, is de doorgedreven digitalisering van de organisatie. Digitalisering van de werking betekent dat processen efficiënter verlopen en dat er een vlottere gegevensuitwisseling is tussen de verschillende diensten. Digitalisering van de dienstverlening speelt in op de noden van de moderne burger die veel zaken reeds via digitale weg regelt (bank, vakantie, …). Digitale dienstverlening is echter slechts één van de pijlers van het nieuwe dienstverleningsmodel. Daarnaast blijven andere kanalen belangrijk, zoals de loketfunctie, het werken op afspraak, … . Om dit vorm te geven zal er een strategische visie op ICT worden uitgewerkt:

Stand van zaken

Digitaal (samen) werken

In 2021 stelden we een strategische visie op ICT en een bijhorend actieplan op  'Digitaal (samen) werken.

Stand van zaken halfweg 2023:

Informatieveiligheid

In 2023 moeten we onze serverstructuur volledig vernieuwen. We maakten de oefening of we de servers ter plaatse houden ('on premise') of dat we kiezen voor een datacenter ('cloud').

Stand van zaken halfweg 2023:

Na onderzoek, kozen we voor cloudmigratie omwille van volgende redenen:

• er is een hogere mate van beveiliging mogelijk
• het is een technisch betere oplossing in het licht van de mogelijke fusie met De Pinte.
• ten opzichte van een aantal jaren terug, is de kost van cloudserver gedaald en is de financiële impact vergelijkbaar.

De overheidsopdracht is lopende, de implementatie van de cloudserver voorzien we tegen eind dit jaar.

Papierloze en cashloze organisatie

We vervangen onze verouderde belastingsoftware, zodat we onder meer kunnen overschakelen naar digitale aanslagbiljetten.

Stand van zaken halfweg 2023

• We implementeerden de nieuwe belastingsoftware in het eerste kwartaal van 2023.  De aanslagbiljetten gezinsbelasting konden we versturen met een nieuwe frisse lay-out en een QR-betaalcode. Van de 5146 verstuurde aanslagbiljetten zijn er 1099 betaald via de QR-code.
• Omwille van technische redenen konden we de aanslagbiljetten niet digitaal te versturen, we werken hier verder aan.
• In de tweede helft van 2023 laten we ook een QR-code verschijnen op onze betaalterminals.

Tijdspad en mijlpalen MJP 2020-2025

• Strategische visie op ICT - gerealiseerd 2021
• Bedrijfscontinuïteitsplan - gerealiseerd 2022
• Cashloze organisatie - gerealiseerd 2020
• Digitale facturatie - gerealiseerd 2022
• Migratie naar cloudserver (2023)

Wat kost het

Bij meerjarenplanaanpassing 2023 is voorzien:

• 17.000 euro  voor de implementatie van diverse softwarepakketten. De aankoop van de belastingssoftware is gebudgetteerd binnen het gelijkblijvend beleid.
• 127.500 euro voor de vernieuwing van de serverinfrastructuur. Door de keuze voor een cloudserver, zal de investeringskost beperkt zijn, maar zullen de exploitatiekosten stijgen vanaf 2024.

Ons plan

De raad keurde op 4 november 2019 het kader voor organisatiebeheersingssysteem goed. De organisatiebeheersing wordt zowel organisatie-breed als op afdelingsniveau georganiseerd. Organisatie-breed ligt de focus op de ondersteunende en managementprocessen. Op afdelingsniveau ligt het accent vooral op de kernprocessen. Bij het vastleggen van de processen gaan we uit van het zo ‘lean’ mogelijk maken van de organisatie door efficiëntie en klantvriendelijkheid.

Stand van zaken

Actiepunten 2023 - stand van zaken halfweg 2023

• Managementinformatiesysteem-  implementatie: indicatoren welzijn (via Sierra 2.0), indicatoren vrije tijd (via Recreatex): in voorbereiding
•  Optimaliseren financiële werking (onder meer visumprocedure, facturatieproces, debiteurenbeheer): in uitvoering
• Contractmanagement (via Sharepoint): afwerking en organisatiebreed uitrollen (via Sharepoint): gerealiseerd
• Opmaak documentsysteem organisatiebeheersing: gerealiseerd
• Facility: opmaak van een lange termijn duurzaam investeringsprogramma: implementatie aangepaste software-tool: in uitvoering

Tijdspad en mijlpalen MJP 2020-2025

• Actieplan 2020-2021 - gerealiseerd
• Tussentijdse evaluatie (2022) - gerealiseerd
• Actieplan 2023-2024

Wat kost het

Binnen het prioritaire beleid zijn er hier in 2023 geen budgetten aan gekoppeld.

Ons plan

Jaarlijks zullen er meerdere informatie-en sensibiliseringsacties worden opgezet om de SDG’s, en de maatregelen en acties die hieruit voortvloeien, bekend te maken bij het grote publiek

Stand van zaken

Informatie en sensibilisering i.v.m. de SDG's

• Jaarlijks kiezen we een SDG waarrond organisatiebreed sensibiliseren. In 2023 is het thema 'Ademruimte: samen voor een gezonde leefomgeving'.
  
  • We koppelden bestaande acties en evenementen aan het thema.
  • We communiceerden aan inwoners  via de informatiekrant van april en op evenementen zoals de filmavond van de bib.
  • We betrokken alle medewerkers door informatie via de klassieke kanalen zoals mail en intranet, maar ook door bijvoorbeeld een 'toolbox' te organiseren voor de technische uitvoeringsdiensten.

• Er zijn de jaarlijks terugkerende acties zoals het verduurzamen van bestaande evenementen en acties:
  • In mei ging de Faire Ronde door: een wandeling doorheen Eke met nadruk op lokaal, ecologisch en fair.
  • We verduurzaamden het vrijwilligersontbijt,het mantelzorgfeest, de filmavond en zorgen voor een duurzame proeverij in de  BKO in het kader van kindvriendelijke gemeente. In het najaar verduurzamen we het ouderenfeest.

Tijdspad en mijlpalen MJP 2020-2025

• Deelname campagne '10 mondiale uitdagingen' (2020-2022) - gerealiseerd
• Actie: (W)arm Nazareth - gerealiseerd 2021
• Regenboogzebrapaden - gerealiseerd 2021
• Actie: Vrouwen aan zet - gerealiseerd 2022
• Jaarlijks een bestaand evenement 'SDG'-proof maken
• Actie: Ademruimte (2023)

Wat kost het

Jaarlijks is er een bedrag van 1.550 euro voorzien voor diverse sensibiliseringsacties.

Ons plan

Het engagement voor de SDG’s is niet vrijblijvend. Ook hier wil het lokaal bestuur een inspirerend voorbeeld zijn en kaders uitwerken om ervoor te zorgen dat de duurzaamheidsprincipes verankerd worden in de organisatie. Zo zullen er toetsinstrumenten worden ontworpen m.b.t. duurzaam aankopen , het sociale aspect van de verschillende reglementen van het lokaal bestuur, duurzaam bouwen en renoveren, …

Stand van zaken

Stand van zaken halfweg 2023:

• Duurzaam aankopen
  
  • In 2022 tekenden we in op het platform 'Regioleverancier', dit zetten we verder in 2023. Dit moet het leveranciers gemakkelijk maken om zich aan te melden voor overheidsopdrachten.
  • In de BKO testen we duurzame snoetenpoetsers uit.
• Duurzaam bouwen en renoveren: we werken aan een duurzaam, efficiënt en effectief gebouwenbeheer.
  • Per gebouw van het lokaal bestuur maken we een 'profielfoto' op: staat van het gebouw, energieprestatie-indicatoren, onderhoudsplan, ...) .
  • Eind 2022 kochten we hiervoor een aangepaste softwaretool aan, in de eerste helft van 2023 starten we met de implementatie. Dit moet toelaten om de toestand van de gebouwen en het energieverbruik bij te houden.
• Sociale toets reglementen. We organiseerden een denktank met alle betrokken medewerkers rond volgende vragen 1) Bereiken we de juiste doelgroep voldoende? Hoe verloopt de doorverwijzing intern en extern? En zijn onze werkwijzen efficiënt en effectief?
  • In de eerste helft van 2023 brachten we de situatie 'AS IS' in kaart en bepaalden we een aantal actiepunten.
  • In het najaar volgen we de actiepunten op, hierbij houden we rekening met de impact van een mogelijke fusie met De Pinte.

Tijdspad en mijlpalen MJP 2020-2025

• Kader 'duurzaam en lokaal aankopen' (2020-2023)
• Sociale toets m.b.t. reglementen lokaal bestuur (2023-2024)
• Kader 'bouwprojecten lokaal bestuur Nazareth (2021-2025).

Wat kost het

Binnen het prioritaire beleid zijn er hier in 2023 geen budgetten aan gekoppeld.