Hieronder geven we u een niet-limitatief overzicht van de potentiële risico’s met een financiële impact op het bestuur. Deze toelichting kadert in artikel 177, 259 en 261 van het decreet lokaal bestuur en 3.5 van de omzendbrief KB/ABB/2019/4.
Het team Financiën heeft de ambitie om alle onderstaande risico’s met financiële impact structureel op te volgen en te remediëren waar nodig. Op basis van structurele rapportering aan het managementteam, het college en de raad zal een structurele en transparante informatiestroom ontstaan waarop beslissingen kunnen genomen worden.
Ontvangsten
Toepassing van retributiereglementen
Het Autonoom Gemeentebedrijf Nazareth probeert de retributiereglementen zo helder als mogelijk op te stellen. Daar waar mogelijk en of nodig worden de tarieven, na delegatie door de Raad van Bestuur, vastgesteld door het Directiecomité.
De reglementen dienen vanzelfsprekend correct toegepast te worden door alle medewerkers. Een correcte kennis van deze reglementen is belangrijk.
Beheersmaatregel:
• Duidelijk overzicht behouden van alle retributiereglementen en de manier waarop deze toegepast worden.
• Een zo efficiënt mogelijke betaalcyclus met, indien mogelijk, een onmiddellijke elektronische betaling.
Opvolgen inkomende subsidies
Het is belangrijk dat het recht op subsidies goed opgevolgd wordt zodat het bestuur haar eventuele trekkingsrechten niet verliest. De volgende jaren wensen we dit goed op te volgen zodat alle subsidies waarop het bestuur recht heeft ook effectief geïnd worden. Dit zijn middelen die onmiddellijk ten bate zijn van de gemeenschap.
Beheersmaatregel:
• Afspraken maken rond het beheren en registreren van inkomende subsidies en de eraan verbonden uitgaven.
• Per subsidie een subsidieverantwoordelijke aanduiden die alles opvolgt.
Beleid rond structureel onvermogende debiteuren
De debiteurenopvolging gebeurt stipt en periodiek waardoor de openstaande vorderingen onder controle zijn. Er wordt een traject afgelegd vooraleer we overgaan tot gerechtelijke invordering.
Beheersmaatregel:
• Hernieuwen en evalueren van procedures rond debiteurenbeheer.
• Tijdig en periodiek uitsturen van facturen.
• Gebruik maken van moderne betaaltechnieken voor een directe afwikkeling van de transactie.
• Kader uitwerken voor een actieve invorderingspolitiek in sociale dossiers om verjaring van vorderingen te vermijden.
Uitgaven
De uitgaven zijn onder controle maar we merken dat de exploitatieuitgaven elk jaar te hoog geraamd worden. Dit zorgt voor een niet volledige realisatie en een hypothekering van middelen. Immers, de middelen die (onterecht) ingeschreven worden als exploitatieuitgaven kunnen niet gebruikt worden om investeringen te financieren. Dit heeft tot gevolg dat we op te nemen leningen inschrijven in ons meerjarenplan terwijl dit, mits een correctere inschatting van exploitatieuitgaven, zou kunnen voor lagere bedragen.
In het AG Nazareth speelt ook nog het fenomeen van de prijssubsidie. Te hoog geraamde uitgaven zorgen voor een overfinanciering via het systeem van de prijssubsidie. Dit zou kunnen leiden tot te hoge ontvangsten op het einde van het boekjaar met een onterechte winstrealisatie tot gevolg. Op de winst moet het AG vennootschapsbelasting betalen.
Financiering
Schuldenlast beheren en onder controle houden
We financieren de investeringen van het AG Nazareth met renteloze leningen vanuit de gemeente. De aflossingen van deze leningen volgen het afschrijvingsritme van de onderliggende investeringen. Het is belangrijk dat we goed documenteren welke investering gekoppeld is aan welke lening.
Beheersmaatregel:
• Opvolgingstool voor investeringen versus leningen
Organisatiebeheersing
Fraude in betalingsverkeer
Besturen worden geconfronteerd met creatieve oplossingen met het oog op het uitvoeren van financiële transacties zodat deze terechtkomen bij een malafide begunstigde. In deze optiek zijn er beheersmaatregelen in het kader van het betalingsverkeer en het verwerken van inkomende facturen. De medewerkers zijn gevraagd voorzichtigheid te bieden in wijzigende gegevens van onze leveranciers.
Ook CFO-fraude (mailverkeer van algemeen of financieel directeur aan medewerkers om betalingen uit te voeren) is in opmars. Ook hier zijn de communicatielijnen in onze organisatie uiterst kort dat we deze frauduleuze praktijken steeds hebben kunnen opvangen.
Beheersmaatregel:
• Duidelijke afspraken maken wie wat mag wijzigen van betaalgegevens en welke informatie op welke manier opgevraagd moet worden bij onze begunstigden.
Projectplanning in functie van beschikbare budgetten en liquide middelen
Een oud zeer in heel veel besturen is de lage graad van de realisatie van het vooropgestelde investeringsprogramma. Uitvoeringsgraden lager dan 60% zijn geen uitzondering. Dit zorgt voor heel veel problemen, niet alleen inzake optimale projectplanning, maar eveneens kan dit leiden tot onrealistische budgettering en vooral inefficiënte financiering.
De BBC wil hiervan uitdrukkelijk afstappen en beoogt de financiering te sturen vanuit liquiditeitsnoden en niet langer vanuit de budgetten. Maar ook dit vereist binnen de besturen een degelijk projectmanagement, wat niet alleen een duidelijke en tijdsgebonden planning inhoudt, maar al evenzeer een realistisch en haalbaar investeringsprogramma. Nog te vaak worden vanuit politiek oogpunt projecten en investeringen in een bepaald jaar ingeschreven, terwijl vooraf goed geweten is dat deze niet haalbaar zijn. Hoeveel een stad/gemeente op jaarbasis kan investeren is immers zowel financieel als operationeel gelimiteerd.
Dergelijke wijze van budgettering belast de administratie onnodig. Enerzijds de uitvoerende diensten, die de druk en stress ervaren om het onhaalbare toch mogelijk te maken. Anderzijds de financiële dienst, die zijn thesaurieplanning en het aangaan van nieuwe leningen niet kan stoelen op betrouwbare cijfers en assumpties.
Beheersmaatregel:
• Monitoringtool ontwikkelen om te komen tot realistische projectplanning.
• Projectfiches gebruiken en laten valideren voor projecten met een belangrijke financiële impact.
• Periodieke rapportering over de vooruitgang van projecten en budgetten.