Het lokaal bestuur: inspireren door het goede voorbeeld te geven

Ons plan

Om een kwaliteitsvolle hulp- en dienstverlening te realiseren, zijn er voldoende en gekwalificeerde medewerkers nodig. Dit realiseren we door ons te profileren als een aantrekkelijk werkgever, zowel bij werving als selectie als in het retentiebeleid. Door een strategisch VTO-beleid investeren we in permanente kennisontwikkeling.

Stand van zaken

Het lokaal bestuur als aantrekkelijke werkgever

In 2024 ontwikkelen we een HRM-beleid, in voorbereiding op de nieuwe fusiegemeente:

• We bereiden een nieuw organogram voor.
• Rechtspositieregeling en arbeidsreglement van beide besturen stemmen we op elkaar af.
• We creëren de mogelijkheid van interne mobiliteit tussen beide besturen.

Tegelijkertijd zijn we er ons van bewust dat een fusie veel onzekerheden en veranderingen met zich meebrengt. Er ontstaat een nieuwe organisatiecultuur, de basisregels evolueren, de jobinhoud kan wijzigen …. We nemen dit op in een moderne werkgever-werknemer verhouding en laten niemand achter. 

Werk maken van leren

• De implementatie van het e-learningplatform, voornamelijk gericht op nieuwe medewerkers, werken we af. We evalueren en sturen bij waar nodig.

Tijdspad en mijlpalen MJP 2020-2025

• Kader telewerk - gerealiseerd 2020
• Kaderuitzendarbeid - gerealiseerd 2020
• Aanwervingskanalen optimaliseren - gerealiseerd  2020
• Onthaalbeleid stroomlijnen en het uitwerken van een 'on boarding - traject' (2020-2023)
• Geïntegreerd HRM-softwarepakket (2020-2023)
• Het ontwikkelen van eigen e-learning platform (vanaf 2021)
• Evaluatie en herziening organogram - gerealiseerd 2021

Wat kost het

Bij meerjarenplanaanpassing 2024 is het jaarlijks budget voor vorming verhoogd met 9.500 euro. De budgetten m.b.t. HRM-maatregelen voor de fusie zijn voorzien op de actie PE3-01-04 Samen op weg.

Ons plan

De communicatie van het lokaal bestuur moet bijdragen aan alle strategische en operationele doelstellingen. In het permanent en proactief communiceren over beslissingen en realisaties, willen we de nadruk leggen op positieve taal en beelden, zodat iedereen (beleid, inwoners; medewerkers) zich betrokken voelt bij het lokaal bestuur en haar werking. Toegankelijke communicatie is hiervoor een noodzakelijke voorwaarde.

Stand van zaken

In 2024 ligt de focus op  de fusie van De Pinte en Nazareth. We willen hier een positief verhaal van maken onder de noemer: 'Samen op weg'.

Staan onder meer op de planning:

• periodieke fusie-nieuwsbrieven;
• storytelling om verbinding te versterken;
• de ontwikkeling van een nieuwe huisstijl;
• de voorbereiding van een infokrant voor de nieuwe fusiegemeente;
• ...

Tijdspad en mijlpalen MJP 2020-2025

• Film over Nazareth (2020-2021) - gerealiseerd 2021
• Strategische communicatieplanning - gerealiseerd 2022

Wat kost het

• De film over Nazareth kostte 4.599 euro in 2021, voor het overige zijn er binnen het prioritair beleid geen budgetten aan deze actie gekoppeld.
• De budgetten voor de fusie-communicatie zijn voorzien op de actie PE3-01-04 Samen op weg.

Ons plan

Via de opmaak van een participatiekader zal participatie structureel verankerd worden in de organisatie. Een bijzondere vorm van participatie is de betrokkenheid van de raadsleden: we zoeken naar werkvormen waarbij de raad een forum van echt maatschappelijk debat kan worden

Stand van zaken

In december 2022 verklaarden de gemeenten De Pinte en Nazareth dat ze de mogelijkheid om samen te fusioneren wensten te onderzoeken.

De rode draad doorheen het gehele traject is participatie: we gaan samen op weg. De raadsleden van beide gemeenten, inwoners, medewerkers, adviesraden … betrekken we bij de belangrijke keuzes die we moeten maken.

Zo deden we het in 2023:

• Van bij de aanvang van het traject en de eerste vraagstelling is de volledige gemeenteraad betrokken.
• We organiseerden informatie- en participatiemomenten voor inwoners en medewerkers. 
• We maakten een profielfoto op waarbij gelijkenissen en verschillen in kaart werden gebracht.
• Via een uitgebreid participatietraject konden alle betrokken stakeholders de voordelen en nadelen benoemen van een mogelijke fusie.
• Alle inwoners konden een voorstel indienen voor een nieuwe naam en kunnen meestemmen voor de naam van de nieuwe fusiegemeenten.
• Iedereen kon meedenken over het nieuwe dienstverleningsmodel en aandachtspunten en bezorgdheden meegeven.

Ook bij de verdere stappen in 2024 blijven we hierop inzetten en nodigen we iedereen uit om de nieuwe fusiegemeente mee vorm te geven.

Tijdspad en mijlpalen MJP 2020-2025

• Ondertekening engagementsverklaring 'participatie van raadsleden' - gerealiseerd 2020
• Actuaforum - gerealiseerd 2020, wordt jaarlijks hernomen
  
• Kader en reglement voor participatie - gerealiseerd 2022
• Begrotingsapp - gerealiseerd 2021
• Participatie inzake de fusie (2023-2024)

Wat kost het

• Er is jaarlijks 1.000 euro voorzien voor algemene participatie-initiatieven. 
• De budgetten voor participatie inzake de fusie zijn voorzien op de actie PE3-01-04 Samen op weg.

Ons plan

Participatie betekent ook dat er een deel van de verantwoordelijkheid bij inwoners komt te liggen. Als lokaal bestuur willen we bewust communiceren over positieve initiatieven en acties van inwoners, zodat met inspirerende voorbeelden wordt aangetoond dat we naast ‘zeggen’ ook dingen ‘doen’. Er wordt onderzocht of het organiseren van overleg op het niveau van wijken of buurten hieraan kan bijdragen.

Stand van zaken

Inspireren met positieve voorbeelden van inwoners

Als lokaal bestuur willen we bewust communiceren over positieve initiatieven en acties van inwoners, zodat met inspirerende voorbeelden wordt aangetoond dat we naast ‘zeggen’ ook dingen ‘doen’. Dit vertaalt zich in kleine acties door de verschillende teams gedurende het hele jaar.

Wijkoverleg

Deze actie zullen we opstarten samen met de buurtwerking. Nu de nieuwe maatschappelijk werker buurtzorg is aangeworven, kunnen we hiervan werk maken in 2024.

Tijdspad en mijlpalen MJP 2020-2025

• Communiceren via storytelling (vanaf 2020)
• Wijkoverleg in de Wijk Landuit-Schelde - pilootproject (vanaf 2022/2023) - zie project 'Zorgzame buurten' (actieplan PD3-04)

Wat kost het

Sinds 2023 zijn er er geen aparte kredieten meer voorzien voor wijkoverleg, dit nemen we op bij de buurtwerking en de organisatie van dienstverleningsantennes.

Ons plan

Het huidig dienstverleningsmodel, dat voornamelijk aanbod-gestuurd is, is aan evaluatie en bijsturing toe. Vertrekkend vanuit een aantal basisprincipes zoals bereikbaarheid (zowel in ruimte als tijd), laagdrempeligheid, integriteit, flexibiliteit … creëren we een nieuw vraag-gestuurd dienstverleningsmodel, op maat en voor iedereen toegankelijk. Dit vraagt een evenwichtsoefening tussen de noden en behoeften van inwoners en wat voor de organisatie efficiënt en haalbaar is Het nieuwe dienstverleningsconcept zal vorm krijgen in een vernieuwd gemeentehuis.

Stand van zaken

Fusie De Pinte en Nazereth

Op organisatorisch vlak staat 2024 in het teken van de fusie van de gemeente De Pinte en de gemeente Nazareth. We richten verschillende werven in om dit voor te bereiden, waaronder onder meer:

• de ontwikkeling van een nieuw dienstverleningsmodel
• het optimaliseren van het financieel kader
• een vernieuwd HRM-beleid (zie ook actieplan PE1-01 Ons HRM - beleid)
• een digitale transformatie op ICT - vlak (zie ook actieplan PE3-02)
• specifieke aandacht voor een aantal thema-werven zoals het recyclagepark, kinderopvang, woonzorgcentrum en het verenigingsleven
• nieuwe straatnamen
• aangepaste communicatie en participatie (zie ook actieplan PE1-02 en PE2-01)
• het afstemmen van de werking van beide besturen op elkaar
• ...

Herinrichting site gemeentehuis en renovatie Sociaal Huis

• In 2022 keurden we een vlekkenplan goed voor de volledige site van het gemeentehuis. Als eerste uitvoeringsdossier kozen we voor de renovatie en de uitbreiding van het Sociaal Huis.
  
  • In 2023 is het ontwerp afgewerkt en een ontwerper aangesteld.
  • De werken  starten vanaf februari 2024 en zullen duren tot begin 2025. In afwachting van realisatie nemen de medewerkers van het Sociaal Huis tijdelijk hun intrek in het Burgerlijk Godshuis.
• In het kader van de fusie De Pinte en Nazareth herzien we in 2024 de plannen voor de inrichting van de gemeentelijke site.

Tijdspad en mijlpalen MJP 2020-2025

• Dienstverleningsmodel:
  
  • kader bereikbaarheid - gerealiseerd 2020
  • start onthaalteam - gerealiseerd 2020
  • productcatalogus - gerealiseerd 2021
  • afsprakensoftware - gerealiseerd 2021
  • aansluitingen en integraties  Mijn Burgerprofiel en Magda documentendienst (2021-2023)
• Site gemeentehuis
  • opmaak visienota - gerealiseerd 2021
  • aanstellen architect - gerealiseerd 2022
  • globaal ontwerp en bepaling fasering -gerealiseerd 2022
  • uitvoering eerste herinrichtingsdossier: renovatie Sociaal Huis (2023-2024)
• Renovatie Sociaal Huis
  • opmaak ontwerp - gerealiseerd 2023
  • aanstellen aannemer- gerealiseerd 2023
  • uitvoering (2024 - 2025)
• Fusie De Pinte en Nazareth (2023-2025)

Wat kost het

Bij meerjarenplanaanpassing 2024:

• zijn de uitgaven voor de BEEGO-cheques geschrapt omdat dit vanaf 2023 is geregeld via het project Digistroom met als penhouder Wijk-Werken Leie en Schelde (actie PE3-01-01)
• is er 100.000 euro voorzien voor verdere studies over de herinrichting van de site van het gemeentehuis (actie PE3-01-02)
• is er 300.000 euro extra voorzien voor de renovatie van het Sociaal Huis (actie PE3-01-03)
• is met betrekking tot de fusie De Pinte en Nazareth het volgende voorzien (actie PE3-01-04):
  • 500.000 euro voor diverse uitgaven m.b.t. de fusie, gespreid over 2024 en 2025: HRM-maatregelen, communicatie, digitale transformatie, wijziging straatnamen, ...
  • de fusiebonus (schuldovername door Vlaanderen vanaf 30 september 2024) is terug te vinden onder 'Financiering': voor 2024 bedraagt dit 289.457 euro en in 2025 620.534 euro.

Ons plan

Nauw samenhangend met het nieuwe dienstverleningsmodel, is de doorgedreven digitalisering van de organisatie. Digitalisering van de werking betekent dat processen efficiënter verlopen en dat er een vlottere gegevensuitwisseling is tussen de verschillende diensten. Digitalisering van de dienstverlening speelt in op de noden van de moderne burger die veel zaken reeds via digitale weg regelt (bank, vakantie, …). Digitale dienstverlening is echter slechts één van de pijlers van het nieuwe dienstverleningsmodel. Daarnaast blijven andere kanalen belangrijk, zoals de loketfunctie, het werken op afspraak, … . Om dit vorm te geven zal er een strategische visie op ICT worden uitgewerkt:

Stand van zaken

Digitaal (samen) werken

De fusie met het lokaal bestuur heeft een grote impact op digitaal vlak. We zetten hier volop op in met onder meer volgende acties:

• integratie van de IT-infrastructuur (servers, netwerkverbindingen, beveiliging, databases ...) waarbij we kiezen voor een cloudgerichte benadering
• het creëren van een gemeenschappelijk domein
• de integratie van de meer dan 30 software-applicaties waarop beide besturen beroep doen (inclusief koppelingen)
• het opzetten van een gezamenlijk documentbeheerssysteem
• het afstemmen van het informatieveiligheidsplan
• de integratie van de telefonie
• ...

Informatieveiligheid

In 2023 moesten we onze serverstructuur volledig vernieuwen. We kozen voor een datacenter ('cloudoplossing'),  de servers staan niet langer in het gemeentehuis ('on premise'). Het migratietraject is eind 2023 opgestart en wordt begin 2024 afgerond.

Tijdspad en mijlpalen MJP 2020-2025

• Strategische visie op ICT - gerealiseerd 2021
• Bedrijfscontinuïteitsplan - gerealiseerd 2022
• Cashloze organisatie - gerealiseerd 2020
• Digitale facturatie - gerealiseerd 2022
• Migratie naar cloudserver (2023-2024)

Wat kost het

Bij meerjarenplanaanpassing 2024:

• is 15.000 euro extra voorzien voor de implementatie van diverse softwarepakketten.
• verminderden we de investeringskosten voor het vernieuwen van de serverinfrastuur met 107.500 euro. Vermits we kozen voor een cloudoplossing, verschoven de uitgaven naar exploitatie (binnen het gelijkblijvend beleid op de actie GB8-01-03).
• De budgetten m.b.t. digitale maatregelen voor de fusie zijn voorzien op de actie PE3-01-04 Samen op weg.

Ons plan

De raad keurde op 4 november 2019 het kader voor organisatiebeheersingssysteem goed. De organisatiebeheersing wordt zowel organisatie-breed als op afdelingsniveau georganiseerd. Organisatie-breed ligt de focus op de ondersteunende en managementprocessen. Op afdelingsniveau ligt het accent vooral op de kernprocessen. Bij het vastleggen van de processen gaan we uit van het zo ‘lean’ mogelijk maken van de organisatie door efficiëntie en klantvriendelijkheid.

Stand van zaken

Actiepunten 2024

We bepalen de prioriteiten in functie van  de fusie met De Pinte:

• Het voorbereiden van een eengemaakt kader voor organisatiebeheersing.
• Evaluatie beleids- en beheerscyclus 2020-2025 met het oog op het opmaken van het nieuwe meerjarenplan.
• Procesbeschrijvingen opmaken naar aanleiding van het op elkaar afstemmen van de verschillende werkingen.
  
• Het evalueren van diverse reglementen.

Tijdspad en mijlpalen MJP 2020-2025

• Actieplan 2020-2021 - gerealiseerd
• Tussentijdse evaluatie (2022) - gerealiseerd
• Actieplan 2023-2024

Wat kost het

Binnen het prioritaire beleid zijn er hier in 2024 geen budgetten aan gekoppeld.

Ons plan

Jaarlijks zullen er meerdere informatie-en sensibiliseringsacties worden opgezet om de SDG’s, en de maatregelen en acties die hieruit voortvloeien, bekend te maken bij het grote publiek

Stand van zaken

Informatie en sensibilisering i.v.m. de SDG's

• Jaarlijks kiezen we een SDG waarrond organisatiebreed sensibiliseren (onderwerp voor 2024 is nog te bepalen)
• Er zijn de jaarlijks terugkerende acties zoals het verduurzamen van bestaande evenementen en acties.
  

Tijdspad en mijlpalen MJP 2020-2025

• Deelname campagne '10 mondiale uitdagingen' (2020-2022) - gerealiseerd
• Actie: (W)arm Nazareth - gerealiseerd 2021
• Regenboogzebrapaden - gerealiseerd 2021
• Actie: Vrouwen aan zet - gerealiseerd 2022
• Jaarlijks een bestaand evenement 'SDG'-proof maken
• Actie: Ademruimte (2023)

Wat kost het

Jaarlijks is er een bedrag van 1.550 euro voorzien voor diverse sensibiliseringsacties.

Ons plan

Het engagement voor de SDG’s is niet vrijblijvend. Ook hier wil het lokaal bestuur een inspirerend voorbeeld zijn en kaders uitwerken om ervoor te zorgen dat de duurzaamheidsprincipes verankerd worden in de organisatie. Zo zullen er toetsinstrumenten worden ontworpen m.b.t. duurzaam aankopen , het sociale aspect van de verschillende reglementen van het lokaal bestuur, duurzaam bouwen en renoveren, …

Stand van zaken

Duurzaam aankopen

In 2022 tekenden we in op het platform 'Regioleverancier', dit zetten we verder in 2023 en 2024. Dit moet het leveranciers gemakkelijk maken om zich aan te melden voor overheidsopdrachten.

Duurzaam bouwen en renoveren: we werken aan een duurzaam, efficiënt en effectief gebouwenbeheer.

• Per gebouw van het lokaal bestuur maken we een 'profielfoto' op: staat van het gebouw, energieprestatie-indicatoren, onderhoudsplan, ...
• Eind 2022 kochten we hiervoor een aangepaste softwaretool aan, in 2023 zorgden we voor de implementatie. Dit moet toelaten om de toestand van de gebouwen en het energieverbruik bij te houden. We zetten dit in 2024 verder en voegen het patrimonium van De Pinte toe.

Sociale toets reglementen.

We organiseerden in 2023 een denktank met alle betrokken medewerkers rond volgende vragen 1) Bereiken we de juiste doelgroep voldoende? Hoe verloopt de doorverwijzing intern en extern? En zijn onze werkwijzen efficiënt en effectief?

De output van deze oefening nemen we mee in de voorbereiding voor de afstemming met de reglementen van De Pinte. 

Tijdspad en mijlpalen MJP 2020-2025

• Kader 'duurzaam en lokaal aankopen' (2020-2023)
• Sociale toets m.b.t. reglementen lokaal bestuur (vanaf 2023)
• Kader 'bouwprojecten lokaal bestuur Nazareth (2021-2025).

Wat kost het

Binnen het prioritaire beleid zijn er hier in 2024 geen budgetten aan gekoppeld.