Het lokaal bestuur: inspireren door het goede voorbeeld te geven

Ons plan

Om een kwaliteitsvolle hulp- en dienstverlening te realiseren, zijn er voldoende en gekwalificeerde medewerkers nodig. Dit realiseren we door ons te profileren als een aantrekkelijk werkgever, zowel bij werving als selectie als in het retentiebeleid. Door een strategisch VTO-beleid investeren we in permanente kennisontwikkeling.

Stand van zaken

Het lokaal bestuur als aantrekkelijke werkgever

• We werken  verder aan een gestroomlijnd onthaalbeleid en een uitgebreid 'on boarding traject'. Na in 2021 het concept te hebben uitgewerkt (en uitgevoerd) van een geslaagde volledige onthaaldag voor nieuwe medewerkers, zetten we in 2022 verder in op het opmaken en het uniformiseren van de onthaaldocumenten.
• Ter ondersteuning van de volledige HRM-werking, implementeren we een geïntegreerd softwarepakket geïmplementeerd. Verschillende toepassingen zoals het loonpakket, evaluatiesysteem, vormingsregistratie, ... worden naar één pakket geconverteerd. Door technische problemen bij de softwareleverancier werd de vooropgestelde planning niet gehaald.

Werk maken van leren

• We maken een eigen, beperkt platform voor e-learning, voornamelijk gericht op nieuwe medewerkers.

Tijdspad en mijlpalen

• Kader telewerk - gerealiseerd 2020
• Kaderuitzendarbeid - gerealiseerd 2020
• Aanwervingskanalen optimaliseren (2021)
• Onthaalbeleid stroomlijnen en het uitwerken van een 'on boarding - traject' (2020-2022)
• Geïntegreerd HRM-softwarepakket (2020-2022)
• Het ontwikkelen van eigen e-vorming (vanaf 2021)
• Evaluatie en herziening organogram - gerealiseerd 2021

Wat kost het

Bij meerjarenplanaanpassing 2022 werd:

• het jaarlijks budget voor de inrichting van examens voor nieuwe medewerkers verhoogd met 5.000 euro
• het jaarlijks budget voor vorming verhoogd met 7.500 euro.

Ons plan

De communicatie van het lokaal bestuur moet bijdragen aan alle strategische en operationele doelstellingen. In het permanent en proactief communiceren over beslissingen en realisaties, willen we de nadruk leggen op positieve taal en beelden, zodat iedereen (beleid, inwoners; medewerkers) zich betrokken voelt bij het lokaal bestuur en haar werking. Toegankelijke communicatie is hiervoor een noodzakelijke voorwaarde.

Stand van zaken

• We maken een vernieuwde communicatiestrategie op. Dit moet resulteren in een planmatiger werkwijze, organisatiebreed, en in een betere communicatieacties dankzij een betere voorbereiding.
• We bieden communicatie-opleidingen aan voor de collega's, opdat ze heldere teksten kunnen schrijven, foto's met de gsm kunnen maken en weten hoe ze creatief en positief kunnen communiceren om hun doelstellingen beter te bereiken (Q4 2021 en verder)
• We evalueren de verschillende communicatiekanalen.
• We verhogen onze kennis over inclusieve communicatie en verspreiden dit binnen de organisatie.

Tijdspad en mijlpalen

• Film over Nazareth (2020-2021) - gerealiseerd 2021
• Strategische communicatieplanning (2021)

Wat kost het

• De film over Nazareth kostte 5.000 euro, voor het overige zijn er binnen het prioritair beleid geen budgetten aan deze actie gekoppeld.

Ons plan

Via de opmaak van een participatiekader zal participatie structureel verankerd worden in de organisatie. Een bijzondere vorm van participatie is de betrokkenheid van de raadsleden: we zoeken naar werkvormen waarbij de raad een forum van echt maatschappelijk debat kan worden

Stand van zaken

Een kader voor participatie

De opmaak van een participatiereglement werd voorbereid, de formele goedkeuring plannen we begin 2022.

De rol van de raad versterken

• Er is geïnvesteerd in aangepaste software om raadsleden  efficiënter en effectiever te informeren over de meerjarenplanning, zowel financieel als inhoudelijk.
• Samen met andere besturen tekenen we in op de Vlaamse projectoproep 'Gemeente zonder Gemeentehuis' binnen het thema digitale democratie. Concreet wensen we de begrotingsapp toegankelijker en interactiever te maken voor inwoners, vereningingen en ondernemingen.

Tijdspad en mijlpalen

• Ondertekening engagementsverklaring 'participatie van raadsleden' -gerealiseerd 2020
• Actuaforum - gerealiseerd 2020-2021
• Kader voor participatie (2020-2021)
• Begrotingsapp - gerealiseerd 2021

Wat kost het

• Er is jaarlijks 1.000 euro voorzien voor algemene participatie-initiatieven.

Ons plan

Participatie betekent ook dat er een deel van de verantwoordelijkheid bij inwoners komt te liggen. Als lokaal bestuur willen we bewust communiceren over positieve initiatieven en acties van inwoners, zodat met inspirerende voorbeelden wordt aangetoond dat we naast ‘zeggen’ ook dingen ‘doen’. Er wordt onderzocht of het organiseren van overleg op het niveau van wijken of buurten hieraan kan bijdragen.

Stand van zaken

Inspireren met positieve voorbeelden van inwoners

Als lokaal bestuur willen we bewust communiceren over positieve initiatieven en acties van inwoners, zodat met inspirerende voorbeelden wordt aangetoond dat we naast ‘zeggen’ ook dingen ‘doen’. Dit vertaalt zich in kleine acties door de verschillende teams gedurende het hele jaar.

Wijkoverleg

Wegens de coronapandemie stond het organiseren van wijkoverleg voorlopig 'on hold'. Dit wordt opnieuw onderzocht vanaf 2022.

Tijdspad en mijlpalen

• Communiceren via storytelling (vanaf 2020)
• Wijkoverleg in de Wijk Landuit-Schelde - pilootproject (vanaf 2022/2023).

Wat kost het

Er is jaarlijks 2.000 euro voorzien om kleinschalige initiatieven te organiseren.

Ons plan

Het huidig dienstverleningsmodel, dat voornamelijk aanbod-gestuurd is, is aan evaluatie en bijsturing toe. Vertrekkend vanuit een aantal basisprincipes zoals bereikbaarheid (zowel in ruimte als tijd), laagdrempeligheid, integriteit, flexibiliteit … creëren we een nieuw vraag-gestuurd dienstverleningsmodel, op maat en voor iedereen toegankelijk. Dit vraagt een evenwichtsoefening tussen de noden en behoeften van inwoners en wat voor de organisatie efficiënt en haalbaar is Het nieuwe dienstverleningsconcept zal vorm krijgen in een vernieuwd gemeentehuis.

Stand van zaken

Dienstverleningsmodel

We bouwen het nieuwe dienstverleningsmodel verder uit:

• we implementeren de afsprakensoftware ook in het  Sociaal Huis en de sportsite
• we breiden het onthaalteam uit
• we linken 'Mijn Burgerprofiel'met andere toepassingen (digitaal loket, facturatieprogramma's, vrijetijdssoftware, Cultuurconnect...)
• we  werken organisatiebreed  verder aan een klantgerichte cultuur
• de productencatalogus werd geïnventariseerd, nu zoeken we naar een geschikte digitale format om dit ter beschikking te stellen van medewerkers
• digitale inclusie: we rollen de samenwerking uit met BEEGO, een organisatie die  slimme informaticastudenten inschakelt om mensen aan huis en met geduld helpen. Naast individuele dienstverlening, organiseren we ook gezamenlijke informatiemomenten en vormingsmomenten.

Herinrichting gemeentehuis

• In 2021 liep de overheidsopdracht om een ontwerper aan te stellen. In 2022 maken we het globale ontwerp en herinrichtingsplannen op om de uitvoering te kunnen starten eind 2022, begin 2023.

Tijdspad en mijlpalen

• Dienstverleningsmodel:
  
  • kader bereikbaarheid - gerealiseerd 2020
  • start onthaalteam - gerealiseerd 2020
  • productcatalogus en kanaalstrategie (2020-2021)
  • afsprakensoftware (2020-2021)
• Site gemeentehuis
  • opmaak visienota (2021)
  • aanstellen architect (2021)
  • globaal ontwerp en eerste herinrichtingsplannen (2022)
  • uitvoering eerste herinrichtingsdossier (2023-2024)

Wat kost het

• Bij meerjarenplanaanpassing 2022 werd
  • 7.000 euro extra voorzien voor het dienstverleningsmodel, waarvan 5.000 euro voor het BEEGO-project (digitale inclusie). Halfweg 2022 evalueren we het BEEGO-project en gaan we na of er ook voor de komende jaren budget moet worden voorzien.
  • het bedrag voor de renovatie van het gemeentehuis werd met 266.742 euro opgetrokken tot het afgeronde bedrag van 1.500.000 euro.
• Licentiekosten voor software werden geboekt op het gelijkblijvend beleid (GB8-01-03)

Ons plan

Nauw samenhangend met het nieuwe dienstverleningsmodel, is de doorgedreven digitalisering van de organisatie. Digitalisering van de werking betekent dat processen efficiënter verlopen en dat er een vlottere gegevensuitwisseling is tussen de verschillende diensten. Digitalisering van de dienstverlening speelt in op de noden van de moderne burger die veel zaken reeds via digitale weg regelt (bank, vakantie, …). Digitale dienstverlening is echter slechts één van de pijlers van het nieuwe dienstverleningsmodel. Daarnaast blijven andere kanalen belangrijk, zoals de loketfunctie, het werken op afspraak, … . Om dit vorm te geven zal er een strategische visie op ICT worden uitgewerkt:

Stand van zaken

Digitaal (samen) werken

In 2021 stelden we een strategische visie op ICT en een bijhorend actieplan op. Via de nieuwe actie in het meerjarenplan 'Digitaal (samen) werken) werken we dit verder uit aan de hand van volgende speerpunten:

• informatie digitaal delen: het verhogen van kennis en competenties;
• beter digitaal communiceren: de verschillende digitale communicatiemiddelen optimaal inzetten;
• digitaal informatie bewaren: informatie wordt steeds minder op papier bewaard, hoe organiseren we ons digitaal?

Informatieveiligheid.

• We werken het bedrijfscontinuïteitsplan af
• In 2021 werd de ruimte voor de 'disaster recovery room' in het muziekfiliaal aangepast, in 2022 installeren we de hardware.

Papierloze en cashloze organisatie

• Eind 2021 zijn we klaar met  de implementatie van QR-codes en het versturen van e-facturen. De aanslagbiljetten van 2022 kunnen dan ook via deze technieken verstuurd worden met een betaallink erop.
• We sluiten aan bij de MAGDA-documentendienst van Vlaanderen. Hierdoor kunnen we het verzenden van onze documenten automatiseren: de verzending gebeurt zoveel mogelijk digitaal, maar als de inwoner dit niet wenst wordt de brief afgedrukt en met de klassieke post opgestuurd.

Tijdspad en mijlpalen

• Strategische visie op ICT (2020-2021)
• Bedrijfscontinuïteitsplan en disaster recovery room (2021-2022)
• Cashloze organisatie - gerealiseerd 2020

Wat kost het

Bij meerjarenplanaanpassing 2022 werd

• 25.000 euro extra voorzien voor de inrichting van de 'disaster recovery room'
• 10.000 euro voorzien op de nieuwe actie 'Digitaal (samen)werken'

Ons plan

De raad keurde op 4 november 2019 het kader voor organisatiebeheersingssysteem goed. De organisatiebeheersing wordt zowel organisatie-breed als op afdelingsniveau georganiseerd. Organisatie-breed ligt de focus op de ondersteunende en managementprocessen. Op afdelingsniveau ligt het accent vooral op de kernprocessen. Bij het vastleggen van de processen gaan we uit van het zo ‘lean’ mogelijk maken van de organisatie door efficiëntie en klantvriendelijkheid.

Stand van zaken

In 2022 maken we een tussentijdse evaluatie van het organisatiebeheersingssysteem en leggen we de planning vast voor de periode 2022-2024.

Tijdspad en mijlpalen

• Opmaak planning 2020-2021
• Tussentijdse evaluatie (2022)
• Opmaak planning 2022-2023

Wat kost het

Binnen het prioritaire beleid zijn er hier in 2022 geen budgetten aan gekoppeld.

Ons plan

Jaarlijks zullen er meerdere informatie-en sensibiliseringsacties worden opgezet om de SDG’s, en de maatregelen en acties die hieruit voortvloeien, bekend te maken bij het grote publiek

Stand van zaken

Informatie en sensibilisering i.v.m. de SDG's

• We ronden het project '10 mondiale uitdagingen' af
• In 2022 zal de focus liggen op klimaatacties naar aanleiding van de actualisering van het SEAP actieplan (zie ook actieplan PC3-01) met onder meer het organiseren van Klimaattafels voor inwoners en adviesraden.

Tijdspad en mijlpalen

• Deelname campagne '10 mondiale uitdagingen' (2020-2021)
• Jaarlijks een bestaand evenement 'SDG'-proof maken

Wat kost het

Jaarlijks is er een bedrag van 1.550 euro voorzien voor diverse sensibiliseringsacties.

Ons plan

Het engagement voor de SDG’s is niet vrijblijvend. Ook hier wil het lokaal bestuur een inspirerend voorbeeld zijn en kaders uitwerken om ervoor te zorgen dat de duurzaamheidsprincipes verankerd worden in de organisatie. Zo zullen er toetsinstrumenten worden ontworpen m.b.t. duurzaam aankopen , het sociale aspect van de verschillende reglementen van het lokaal bestuur, duurzaam bouwen en renoveren, …

Stand van zaken

• Duurzaam aankopen: vanuit team Milieu en Economie loopt er een traject rond 'lokaal aankopen', vanuit team duurzaamheid wordt er gewerkt aan duurzaam aankopen. Samen werken we aan een gezamenlijk kader. In 2022 gaan we aan de slag met een aantal voorbeelddossiers om het kader verder te kunnen verfijnen.
• Duurzaam bouwen en renoveren: we werken aan een duurzaam, efficiënt en effectief gebouwenbeheer.
  • Per gebouw van het lokaal bestuur maken we een 'profielfoto' op (staat van het gebouw, energieprestatie-indicatoren, onderhoudsplan, ...) .
  • Doel is te komen tot een lange termijn investeringsplan voor het gehele patrimonium. Dit is een tijdsintensief werk waarvoor we een periode van 3 jaar voorzien om dit plan te kunnen opmaken.

Tijdspad en mijlpalen

• Kader 'duurzaam en lokaal aankopen' (2020-2022)
• Sociale toets m.b.t. reglementen lokaal bestuur (vanaf 2022)
• Kader 'bouwprojecten lokaal bestuur Nazareth (2021-2025).

Wat kost het

Binnen het prioritaire beleid zijn er hier in 2022 geen budgetten aan gekoppeld.